Музейные ценности требуют учета! Забалансовый учет музейных предметов и коллекций Хранение музейных предметов

В соответствии с подпунктом 35-4) статьи 7 Закона Республики Казахстан от 15 декабря 2006 года «О культуре» ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по учету, хранению, использованию и списанию музейных предметов музейного фонда Республики Казахстан.
2. Департаменту по делам культуры и искусства Министерства культуры и спорта Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить:
1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;
2) в течение десяти календарных дней после государственной регистрации настоящего приказа направление копий настоящего приказа для официального опубликования в информационно-правовой системе «Әділет» и периодическом печатном издании на электронном носителе с приложением бумажного экземпляра, заверенного гербовой печатью, для внесения в эталонный контрольный банк нормативных правовых актов Республики Казахстан в электронном виде, удостоверенных электронной цифровой подписью лица, уполномоченного подписывать настоящий приказ, с приложением бумажного экземпляра, заверенного гербовой печатью;
3) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и спорта Республики Казахстан после официального опубликования;
4) представление в Департамент юридической службы Министерства культуры и спорта Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий, предусмотренных настоящим пунктом в течение десяти рабочих дней со дня исполнения мероприятий.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.
4. Настоящий приказ вводится в действие cо дня его первого официального опубликования и распространяется на отношения, возникшие c 1 января 2016 года.

Министр культуры и спорта
Республики Казахстан А. Мухамедиулы

Утверждена приказом
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 7 декабря 2015 года № 372

Инструкция по учету, хранению, использованию и списанию
Республики Казахстан

1. Общие положения

1. Настоящая Инструкция по учету, хранению, использованию и списанию музейных предметов музейного фонда Республики Казахстан (далее – Инструкция) детализирует порядок учета, хранения, использования и списания музейных предметов музейного фонда Республики Казахстан (далее – музейные предметы).
2. В настоящей Инструкции применяются следующие основные понятия:
1) музейный фонд – совокупность культурных ценностей, находящихся в фондах государственных музеев, музеев-заповедников и других государственных организаций и принадлежащих Республике Казахстан;
2) основной фонд – совокупность культурных ценностей, находящихся в постоянном пользовании государственных музеев, музеев-заповедников и других государственных организаций и принадлежащих Республике Казахстан;
3) временный фонд – совокупность культурных ценностей, находящихся во временном пользовании государственных музеев, музеев-заповедников и других государственных организаций и принадлежащих Республике Казахстан;
4) музейный предмет – культурная ценность, изъятая из среды бытования и перемещенная в музей.

2. Учет музейных предметов предметов

3. Учет музейных предметов предусматривает две стадии:
1) первичная регистрация музейных предметов;
2) инвентаризация музейных предметов.

Параграф 1. Первичная регистрация музейных предметов

4. При первичной регистрации:
1) музейные предметы актируются. Актирование производится в день приема или выдачи музейных предметов и оформляется:
актом приема музейных предметов в постоянное или во временное пользование по форме, согласно приложению 1 к настоящей Инструкции;
актом выдачи музейных предметов в постоянное или во временное пользование по форме, согласно приложению 2 к настоящей Инструкции.
Акты, указанные в настоящем подпункте, регистрируются в Книге регистрации актов приема в постоянное пользование, Книге регистрации актов выдачи в постоянное пользование, Книге регистрации актов приема во временное пользование, Книге регистрации актов выдачи во временное пользование (далее – книги регистрации) по формам, согласно приложениям 3 , , , к настоящей Инструкции.
2) Актирование при приеме музейных предметов осуществляется на основании рекомендаций ;
3) при приеме музейных предметов в Книгу поступлений основного фонда или Книгу поступлений временного фонда (далее – книги поступлений) по формам, согласно приложениям 7 , к настоящей Инструкции, вносятся сведения о музейных предметах, за исключением музейных предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней.
При внесении сведений в книгах поступлений каждому музейному предмету присваивается один порядковый регистрационный номер, а каждой коллекции музейного предмета присваивается номер с дробью, исходя из количества предметов составляющих коллекцию.
При приеме коллекции музейных предметов составляется коллекционная опись музейных предметов по форме, согласно приложению 9 к настоящей Инструкции.
5. Книги поступлений и книги регистрации ведутся в рукописном виде. Для ежедневного пользования формируется копия книг поступлений, в электронном виде.
6. Книги поступлений и книги регистрации до заполнения прошнуровываются, листы пронумеровываются, подписывается директором музея, главным хранителем, руководителем отдела учета и скрепляются печатью музея.
7. На первое января каждого года после внесения последней записи по книгам поступлений и по книгам регистрации составляется опись книг по форме согласно приложению 10 к настоящей Инструкции.
8. При проведении учета музейных предметов количество каждого музейного предмета, в том числе коллекции, измеряется в единицах. Каждому музейному предмету или коллекции присваиваются один шифр, состоящий из сокращенного наименования музея, первой буквы материала из которого изготовлен музейный предмет, номеров, присвоенных по Книге поступлений основного фонда и по Инвентарной книге учета музейных предметов (далее – Инвентарная книга учета), составленную по форме, согласно приложению 11 к настоящей Инструкции.
9. Шифр музейного предмета проставляется на музейном предмете четко, не нарушая его внешнего вида, в рукописном или печатном виде или в ином виде с применением современной технологии. На музейные предметы, принятые во временное пользование шифр проставляется с использованием этикетки.
10. При обновлении шифра все ранее проставленные шифры на музейных предметах сохраняются.

Параграф 2. Инвентаризация музейных предметов

11. Инвентаризация музейных предметов включает в себя:
1) научную инвентаризацию музейных предметов;
2) сверку на наличие музейных предметов.
12. Научной инвентаризации подлежат все музейные предметы, поступившие в основной фонд музея.
13. После первичной регистрации музейных предметов в Инвентарную книгу учета, вносятся сведения о музейных предметах и проставляется шифр.
К каждому музейному предмету составляется инвентарная карточка по форме, согласно приложению 12 к настоящей Инструкции.
14. В зависимости от целевого назначения, содержания, музейные предметы подразделяются на следующие группы:
1) вещевые источники;
2) естественно-исторические памятники;
3) археологические коллекции ;
4) антропологические коллекции;
5) нумизматические коллекции (монеты, ордена, медали, жетоны, знаки, плакаты, клады, бумажные деньги);
6) этнографические коллекции;
7) изделия из металла, дерева, минерала, фарфора, керамики, стекла, известняка, гипса, мрамора, тканей, кожи;
8) оружие, мебель;
9) изобразительные источники (живопись, графика, скульптура, декоративно-прикладное искусство и фотографии);
10) письменные источники (рукописные и печатные документы, редкая книга);
11) киноматериалы и памятники звукозаписи;
12) мемориальные комплексы;
13) музейные предметы из драгоценных металлов и камней;
14) биологические и зоологические музейные предметы.
15. По каждой группе музейных предметов ведется Инвентарная книга учета .
16. При внесении сведений о музейных предметах в Инвентарную книгу учета каждому музейному предмету присваивается один порядковый номер, а каждой коллекции музейного предмета присваивается номер с дробью, исходя из количества предметов составляющих коллекцию.
17. Инвентарная книга учета ведутся в рукописном виде.
18. Инвентарная книга учета до заполнения прошнуровываются, листы пронумеровываются, подписывается директорам музея, главным хранителем, руководителем отдела учета и скрепляются печатью (при наличии) музея.
19. После внесения последней записи о музейных предметах Инвентарная книга учета подлежит описи. При составлении новых Инвентарной книги учета предыдущие сохраняются и не уничтожаются.
20. Сверка на наличие музейных предметов проводится в соответствии с графиком сверки, утвержденным директором музея.
21. В графике сверки, указываются следующие сроки:
1) в музеях, имеющих до трех тысяч музейных предметов – ежегодно;
2) в музеях, имеющих до тридцать тысяч музейных предметов – один раз в три года;
3) в музеях, имеющих от тридцати до триста тысяч музейных предметов – один раз в пять лет;
4) в музеях, имеющих от триста до пятисот тысяч музейных предметов – один раз в семь лет;
5) в музеях, имеющих от пятисот тысяч до одного миллиона музейных предметов – один раз в десять лет;
6) в музеях, имеющих свыше одного миллиона – один раз в пятнадцать лет.
22. По итогам сверки на наличие музейных предметов составляется акт сверки на наличие музейных предметов по форме, согласно приложению 13 к настоящей Инструкции.

3. Хранение музейных предметов

23. Музейные предметы размещаются в помещениях с соблюдением:
1) температурно-влажностного режима;
2) светового режима.
24. Температура воздуха при комплексном хранении различных музейных предметов устанавливается в пределах +18 о Цельсия (далее – С).
25. В хранилищах музейных предметов при их комплексном хранении температура воздуха устанавливается в пределах не выше +20 о С (при относительной влажности до 53%).
26. В помещениях, где располагаются музейные предметы, температура воздуха устанавливается в пределах:
1) не выше +12 о С - для музейных предметов из черно-белых фотоматериалов;
2) не выше +5 о С - для музейных предметов из цветных фотоматериалов;
3) от +16 о С до +25 о С для музейных предметов из воска и пластилина;
4) не ниже 0 о С для музейных предметов из драгоценных и полудрагоценных камней и из янтаря.
27. При комплексном хранении музейных предметов относительная влажность воздуха устанавливается в пределах от 50 до 65%.
28. Для хранения музейных предметов относительная влажность воздуха устанавливается в пределах:
1) от 37% до 50% для археологических музейных предметов, имеющих продукты коррозии в виде хлористых соединений;
2) от 40 до 50% для музейных предметов из фотоматериалов.
29. Для регистрации температуры и влажности воздуха в каждом помещении, где располагаются музейные предметы, устанавливаются психрометры, гигрометры, термометры и другие аппараты.
30. Показатели температуры и влажности воздуха учитываются два раза в сутки, в одно и то же время.
31. В случае, если температурно-влажностный режим помещения имеет повышенную влажность, то минимальное расстояние между стеной и оборудованием составляет не меньше десяти сантиметров, в случае, если пониженную влажность используются средства общего увлажнения.
32. В музейных помещениях на музейные предметы не должны попадать солнечные лучи.
33. Для всех видов графики, книг, рукописных материалов, фотографий, тканей, ботанических и зоологических коллекций , кожи освещенность музейных помещений должна находиться в пределах 50-75 люкс, для всех остальных музейных предметов – 75 люкс.
34. Для хранения масляной и темперной живописи, а также музейных предметов из кости необходимо систематическое освещение (естественное или искусственное) в дневное время.
35. При видеосъемках, фотосъемках в музейных помещениях следует контролировать музейные предметы от нагрева. Источники света должны находиться не ближе четырех метров от музейных предметов, а свет надлежит включать на минимальное время (не более 3-5 минут). Недопустимо повышение температуры воздуха в помещении музея, где проводится съемка, больше чем на 2 о С.
36. Фотосъемка музейных предметов с использованием электронной вспышки не ведется.
37. Хранение живописи осуществляется следующими способами:
1) картины без рам подвешиваются на прочных шнурах или на металлических полосах с передвижными крючками. Один конец шнура закрепляется на металлической штанге, прикрепленной к верху стены, другой конец пропускается через два кольца, ввинченных в раму картины, а затем завязывается на штанге;
2) картины в рамах подвешиваются на стационарных (неподвижных) или выдвижных щитах, затянутых крупной металлической сеткой. Подвеска картин на сетке производится при помощи крюков. Один конец крюка закрепляется в кольцо, ввинченное в раму картины, другой – в ячейку сетки. В сетках и крюках предусматривается антикоррозийное покрытие;
3) картины на холсте и произведения живописи хранятся на досках, стеллажах с гнездами для каждого произведения;
4) картины на толстых досках (в частности, древней русской живописи) хранятся на стеллажах с решетчатым полом (основание), в целях циркуляции воздуха. Настил планок ложится перпендикулярно плоскости произведений. На вертикальной стенке стеллажа оборудуются специальные индивидуальные ячейки с откосами, обтянутые тканью;
5) картины на холсте, натянутом на подрамник хранятся поверх решетчатого пола, формируя второй настил планок. Для большемерных произведений между планками устанавливают подшипники с целью облегчить трение при установке и съемке картин со стеллажа;
6) картины без рам в штабелях, на толстых досках со шпонками хранятся по размерам, картины ставятся лицевой стороной. Между картинами прокладываются подушки из холста и ваты;
7) картины на холсте без рам хранятся по размерам, картины ставятся лицевой стороной, без прокладок;
8) картины масляной живописи хранятся на специальном валу.
В помещениях, где хранятся картины проходы между полками, штабелями устанавливаются шириной не менее одного метра.
38. На одном валу хранятся до десяти картин.
Валы для накатки произведений станковой масляной живописи изготовляются из сухого материала с гладкой поверхностью в следующих параметрах:
1) диаметр вала от 50 и более сантиметров (для дублированных картин и картин с корпусной живописью от 50 до70 сантиметров);
2) длина вала от 5 до 10 сантиметров превышает ширину картины;
3) каркас вала обтягивается фанерой, затем оберточной бумагой;
4) диаметр кружал, прикрепленных к обеим концам вала, должен превышать диаметр вала, с расчетом, чтобы картина, навернутая на вал, отстояла от пола не менее чем на 10-15 сантиметров.
Хранить большемерные картины на валах более двух-трех лет без проверки их сохранности не рекомендуется. Во избежание прогибания и деформации, вал с накатанными на него картинами хранится в горизонтальном положении. Дважды в год вал поворачивают вокруг оси на 180 о.
39. Картины, выполненные в технике темперной и клеевой живописи, а также в смешанной технике хранятся в застекленном виде.
40. В экспозиции живопись экспонируются под стеклом. Для того, чтобы стекло не прикасалось к живописи, по краям делают деревянные, картонные или пробковые прокладки толщиной 2-5 миллиметров.
41. Графика закрепляется на половине паспарту, не имеющей окна, на бумажных шарнирах (лапках), которые приклеиваются с оборота к верхнему краю музейного предмета и паспарту.
42. Рукописные книги (на пергаменте и на бумаге) хранятся в шкафах, обеспечивающих их защиту от света и пыли.
Ветхие рукописные и старопечатные книги хранятся в чехлах или в коробках.
Грамоты (на пергаменте или на бумаге) хранятся в папках, в горизонтальном положении, в шкафах или стеллажах.
43. Музейные предметы из минералов группы сернистых соединений и солей хранятся в широкогорлых банках с притертыми пробками.
44. Музейные предметы из ткани хранятся по видам материалов в глухих шкафах и ящиках, ткани хранятся обернутыми микалентной бумагой.
45. Музейные предметы с золотым, серебряным, жемчужным и другим рельефным шитьем и с меховыми украшениями хранятся отдельно, каждый предмет обертывается микалентной бумагой, между предметами располагается прокладка из нескольких слоев микалентной бумаги.
46. Музейные предметы из кожи хранятся в шкафах, за исключением изготовленных из древесно-стружечных плит. Внутри шкафа:
1) одежда хранится на вешалках с подкладками на углах из ватных подушечек;
2) головные уборы хранятся в отдельных коробках. Для предохранения от деформации, головные уборы надевают на болванки;
3) обувь хранится на деревянных колодках, набитыми мягкой бумагой;
4) кожаное снаряжение, упряжь хранится на деревянных круглых кронштейнах.
47. Скульптуры из дерева, ларцы большого размера, прялки хранятся на стеллажах и полках.
48. Скульптуры крупного и среднего размера хранятся на подиумах, подставках, стеллажах.
49. Музейные предметы из фарфора, керамики, стекла, известняка, гипса, мрамора хранятся на полках в застекленных шкафах.
50. Музейные предметы из цветных и черных металлов хранятся отдельно от предметов из благородных металлов.
51. Огнестрельное и холодное оружие хранится в помещениях, оборудованных охранной сигнализацией.
52. Нумизматика (монеты, медали, ордена, жетоны, значки) хранится в шкафах, оборудованных плоскими выдвижными ящиками - лотками. Высота ящика 3-5 сантиметра. В ящики устанавливаются жестяные, картонные, пластмассовые коробки высотой 1,5-2 сантиметра (без крышек), шириной и глубиной на 1 сантиметр превышающей размер музейных предметов.
53. Негативы и диапозитивы хранятся в металлических шкафах и коробках с гнездами, каждый музейный предмет помещается в конверт из плотной бумаги.
54. Позитивы хранятся в пакетах от фотобумаги соответствующих размеров, не более 10 штук в одном пакете.
55. Кинопленки хранятся в железных стандартных коробках, пленки со звукозаписью – картонных коробках.
56. Магнитные ленты хранятся в первичной упаковке или картонных коробках, поставленных вертикально на деревянных стеллажах.
57. Оптические компактные, съемные диски хранятся в специальных пластиковых контейнерах, в шкафах.
58. Металлический геологоразведочный инструмент (геологические молотки, зубила, облегченные буровые комплекты и другие) хранится на гладких поверхностях.
59. Отпечатки растений, насекомых, рыб и других организмов хранятся в вате, в коробках или ящиках.
60. Монолиты почв хранятся в ящиках, приставленных к стене под углом, а почвенные пробы, взятые для химического анализа, в стеклянных банках с притертой пробкой.
61. Гербарии хранятся в папках, в шкафах с плотно закрывающимися дверцами, в герметических шкафах или коробках.
62. Зоологические музейные предметы хранятся следующими способами:
1) шкуры пушных зверей – в шкафах в подвешенном виде;
2) чучела животных и птиц – в шкафах со стеклянными плотно закрывающимися дверями или на стеллажах. Расставляются, не касаясь друг к другу, согласно зоологической классификации;
3) набитые тушки птиц и млекопитающих – в сундуках;
4) зоологические музейные предметы, фиксированные в спирте или формалине – в стеклянных банках, в глухих шкафах.
63. Антропологические музейные предметы хранятся:
1) черепа – в шкафах на полках;
2) кости скелета – в отдельных ящиках;
3) волосы – в стеклянных пробирках, закрытых пробкой и ватой, при этом промываются эфиром;
4) кости скелета, поступившие в хранение из вечномерзлотных условий до окончательной консервации – в морозильных шкафах при температуре не менее 18 о С.

4. Использование музейных предметов

64. Музейные предметы используются для:
1) экспозиции;
2) научного исследования;
3) фотосъемок и видеосъемок;
4) концертной деятельности.
65. Музейные предметы не используются в случаях их ветхости.
66. Транспортировка музейных предметов осуществляется в соответствии с рекомендациями фондово-закупочной (фондово-отборочной) комиссии .
67. При транспортировке музейных предметов все музейные предметы укладываются в ящики по группам с вставленными деревянными клетками или в коробках, обернутые в мягкую бумагу отдельно друг от друга. Части музейных предметов обертываются отдельно друг от друга и упаковываются в один ящик.
Внутри ящиков или коробок музейные предметы:
1) из драгоценных металлов и камней укладываются в специальные футляры;
2) из металла и оружие обертываются мягкой бумагой или укладываются в специальные футляры, чехлы. Перед упаковкой очищаются от пыли и смазывают оружейным маслом. Инкрустацию заклеивают бумагой или марлей, смоченной в расплавленном воске или парафине;
3) из парчи или с золотым и серебряным шитьем расстилаются на всю ширину в больших картонках, пуговицы и нашитые украшения на одежде обертываются мягкой бумагой, железные детали снимаются по возможности и обертываются мягкой бумагой;
4) из шерсти и меха обертываются мягкой бумагой, обработанной средствами от вредителей. Перед упаковкой мех прочесывается гребнем;
5) из кожи обертываются мягкой бумагой. Перед упаковкой музейные предметы смазываются смягчителями (касторовым маслом, ланолином, эмульсией из глицерина с яичным желтком). Кожаная обувь набивается мягким материалом и перед упаковкой просушивается.
68. При упаковке музейных предметов обеспечивается:
1) изолированность каждого музейного предмета;
2) отсутствие чрезмерного давления на каждый музейный предмет;
3) полная неподвижность музейных предметов.

5. Списание музейных предметов

69. Музейный предмет подлежит списанию в соответствии с рекомендациями фондово-закупочной (фондово-отборочной) комиссии в следующих случаях:
1) разрушения музейного предмета;
2) передачи в постоянное пользование государственным музеям и государственным организациям;
3) обмена с государственными музеями и государственными организациями.
В случае передачи в постоянное пользование государственным музеям и государственным организациям или обмена музейного предмета с государственными музеями и государственными организациями составляется акт приема-передачи.
70. На основании рекомендации фондово-закупочной (фондово-отборочной) комиссии составляется акт о списании музейных предметов по форме, согласно приложению 14 к настоящей Инструкции.
71. Акт о списании утверждается директором музея и скрепляется печатью (при наличии) музея.
72. После утверждении акта в графе «примечания» Книги поступлений основного фонда вносятся записи о списании музейного предмета, включающие дату и номер акта о списании.
При списании непрофильных музейных предметов, после записи в графе «примечания» Книги поступлений основного фонда музейные предметы передаются на безвозмездной основе другим государственным организациям.

Приложение 1

использованию и списанию
музейных предметов музейного фонда
Республики Казахстан

«Утверждаю»
Директор
_______________________
(полное наименование музея)
« » _______ 20__ года

Акт приема
музейных предметов в постоянное или
во временное пользование
№

Настоящий акт составлен « » ______ 20 года в трех
экземплярах о том, что
__________________________________________________________ в лице
____________________________________________________________________
принял, а __________________________________________________________
(Ф.И.О. физического лица или
__________________ в лице __________________________________________
наименование юридического лица) (Ф.И.О. должность)

передал в постоянное или во временное пользование следующие музейные
предметы:
(нужное подчеркнуть)

Всего по акту принято: _________________ единиц музейных предмет на
(цифрами и прописью)
общую сумму (в тенге) _______________________
(цифрами и прописью)

Основание: (дата, номер протокола фондово-закупочной
(фондово-отборочной) комиссии)

Список прилагаемых документов (при наличии):

Подписи лиц, составляющих настоящий акт _____________________________
(Ф.И.О., подписи лица, сдавшего документы)

Приложение 2
к Инструкции по учету, хранению,
использованию и списанию
музейных предметов музейного фонда
Республики Казахстан

«Утверждаю»
Директор
_______________________
(полное наименование музея)
« » _______ 20__ года

Акт выдачи
музейных предметов в постоянное или во временное пользование
№

Настоящий акт составлен « » ______________ 20 года о том, что
____________________________________________________________ в лице
(наименование государственного музея)

(фамилия, имя, отчество (при наличии) (далее – Ф.И.О.), должность)

передал до « » 20_______ года, а ________________________ в лице
(при выдачи во временное пользование) (наименование юридического лица)
_____________________________________________________________________
(Ф.И.О. должность)

принял в постоянное или во временное пользование следующие музейные
предметы на основании
(нужное подчеркнуть)

специального разрешения уполномоченного органа в области культуры или
местного исполнительного органа области (города республиканского
значения, столицы).
(нужное подчеркнуть)

Всего по акту передано: ___________________ единиц музейных предметов
(цифрами и прописью)
Подписи ____________________________________________

(на обратной стороне листа при выдачи во временное пользование)

Выдача произведена при обязательном выполнении следующих условий:
1. Выданное по настоящему акту музейные предметы подлежат возврату
музею ________________________ не позднее срока, установленного
настоящим актом и при этом без всякого предварительного требования.
2. Упаковка и транспортировка выданного музейного предмета
производится за счет _____________________________________________________________________
3. Выданные музейные предметы возвращяются той же сохранности, в
какой они были на момент их выдачи.
В случае утраты или частичной порчи выданных экспонатов
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

обязуются возместить стоимость утраченного или стоимость реставрации.
4. В течение установленного срока временного пользование музейных
предметов, музей
_____________________________________________________________________
наблюдает за тем, чтобы музейные предметы хранились в
_____________________________________________________________________
соответствующих условиях, для чего допускает представителя музея к
_____________________________________________________________________
осмотру материалов беспрепятственно и выполняет все его указания в
_____________________________________________________________________
отношении условий хранения.

С условиями ознакомлен (а): _________________________________________
(подпись лица, принимающего музейный предмет)

Приложение 3
к Инструкции по учету, хранению,
использованию и списанию
музейных предметов музейного фонда
Республики Казахстан

Книга регистрации актов приема в постоянное пользование

Приложение 4
к Инструкции по учету, хранению,
использованию и списанию
музейных предметов музейного фонда
Республики Казахстан

Книга регистрации актов выдачи в постоянное пользование

Приложение 5
к Инструкции по учету, хранению,
использованию и списанию
музейных предметов музейного фонда
Республики Казахстан

Книга регистрации актов приема во временное пользование

Приложение 6
к Инструкции по учету, хранению,
использованию и списанию
музейных предметов музейного фонда
Республики Казахстан

Книга регистрации актов выдачи во временное пользование

Приложение 7
к Инструкции по учету, хранению,
использованию и списанию
музейных предметов музейного фонда
Республики Казахстан

Книга поступлений основного фонда

Приложение 8
к Инструкции по учету, хранению,
использованию и списанию
музейных предметов музейного фонда
Республики Казахстан

Книга поступлений временного фонда

Приложение 9
к Инструкции по учету, хранению,
использованию и списанию
музейных предметов музейного фонда
Республики Казахстан

Коллекционная опись музейных предметов

Наименование коллекции: ___________________________________________;
Количество предметов в коллекции: _________________________________;
Стоимость коллекции: ______________________________________________;
Дата и место обнаружения коллекции: _______________________________;

Номер акта приема музейных предметов в постоянное/во временное
пользование или акта выдачи музейных предметов в постоянное/во
временное пользование:___________________;
Порядковый номер по книге поступлений основного фонда или по книге
поступлений временного фонда: ____________________________________;

Дата составления описи: __________________________________________

Приложение 10
к Инструкции по учету, хранению,
использованию и списанию
музейных предметов музейного фонда
Республики Казахстан

Опись книг

Приложение 11
к Инструкции по учету, хранению,
использованию и списанию
музейных предметов музейного фонда
Республики Казахстан

Инвентарная книга учета музейных предметов
_______________________________________________
(основного фонда или по группе «_________»)

Приложение 12
к Инструкции по учету, хранению,
использованию и списанию
музейных предметов музейного фонда
Республики Казахстан

Инвентарная карточка ___________________________________
(наименование музейного предмета)

Полное наименование музея: __________________________________________
Структурное подразделение музея: ____________________________________

1. Дата и порядковый номер музейного предмета по книге
поступлений основного фонда_________________________________________.
2. Инвентарный номер музейного предмета и группа по классификации_______________________________________________________.
3. Старый инвентарный номер музейного предмета (при наличии)
____________________________________________________________________.
4. Описания музейного предмета:
1) место для фото (или прилагается);
2) материал и техника изготовления;
3) размер, общий вес и проба для драгагоценных металлов и
камней;
4) основные признаки (формы, назначения, устройство, покрой,
цвет, сюжет, композиция, художественный стиль, изображение, надписи,
печати, знаки и другие)___________________________________________.
5. Состояние сохранности музейного предмета: _______________.
6. Публикации, использование: ______________________________.

Дата составления: « » 20 года
Составитель: _________________________________________________

Примечание:
При составлении инвентарной карточки и описания музейных
предметов, состоящих полностью из драгоценных металлов и камней (в
том числе монет, изделий), в графе «материал» указывается
наименование драгоценных металлов и камней, из которых изготовлен
предмет, в графе «размер и общий вес» указывается высота, ширина,
глубина предмета (если предмет правильной круглой формы – его
диаметр) с точностью до 1 миллиметр. Вес указывается: для
драгоценных металлов и камней весом до 100 грамм с точностью до 0,01
грамма; свыше 100 грамм – с точностью до 0,1 грамма, вес драгоценных
камней – с точностью до 0,01 карата. Крупные цельные музейные
предметы взвешиваются с точностью, допускаемой весами, о чем
делается оговорка.

Приложение 13
к Инструкции по учету, хранению,
использованию и списанию
музейных предметов музейного фонда
Республики Казахстан

«Утверждаю»
Директор
_________________________
(полное наименование музея)
« » _______ 20__ года

Акт
сверки на наличие музейных предметов
№
от «____» ______________ 20 года

Настоящий акт составлен согласно приказу директора ____________
(полное наименование музея)
№ ___ от « » ______ 20 года «______________________________________»
(заголовок приказа)

по итогам проведенной сверки на наличие музейных предметов
установлено следующее:

Согласно ___________________________________________________________
(наименование, номер книги и (или) акта)
на « »________ 20__ года находится всего ____________ единиц музейных
(цифрой и прописью)
предметов, из них: _____________________________ музейных предметов.

Фактически в результате сверки музейных предметов на « »________ 20__
года находится всего _____________________ единиц музейных
(цифрой и прописью)
предметов, из них:________________________________музейных предметов.
(наименование, инвентарный номер, краткое описание)

Итого выявлено ____________ музейных предметов (список прилагается).

Настоящий акт составили: 1)_________________________________________
(фамилия, имя, отчество (при наличии), должность, подпись)

Приложение 14
к Инструкции по учету, хранению,
использованию и списанию
музейных предметов музейного фонда
Республики Казахстан

«Утверждаю»
Директор
_______________________
(полное наименование музея)
« » _______ 20__ года

Акт о списании музейных предметов №
от «____» ___________20___года

Председатель комиссии ______________________________________________
(фамилия, имя, отчество (при наличии) (далее – Ф.И.О.)
Члены комиссии: ____________________________________________________
(Ф.И.О. всех членов комиссии)
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

на основании ________________________________________________________
(разрушения музейного предмета, передачи в постоянное пользование
_____________________________________________________________________
государственным организациям, обмена с государственными организациями)

составили настоящий акт в двух экземплярах, о списании ниже перечисленных музейных предметов

Всего ____________________ единиц музейных предметов
(цифрами и прописью)

Председатель комиссии:______________________
(подпись, Ф.И.О.)

23.1. Музеи обязаны систематически проводить проверку наличия и состояния сохранности музейных предметов и музейных коллекций в целях установления соответствия их фактического наличия, идентифицирующих признаков и состояния сохранности с данными в основной учетной документации (далее – проверка наличия).

Проверка наличия может производиться как по всему объему хранящихся в фондах музейных предметов и музейных коллекций, так и по отдельным группам хранения в соответствии с шифрами инвентарных книг.

23.2. Проверка наличия осуществляется комиссией, образованной на основании приказа директора музея, в соответствии с планом-графиком, утвержденным директором музея и согласованным с учредителем.

В состав комиссии должно входить не менее 3-х человек с обязательным участием ответственного хранителя и сотрудника отдела учета.

23.3. План-график составляется с учетом следующих сроков проверки наличия и объема проверяемых фондов или групп хранения:

Для музеев с общим количеством фондов до 30 тысяч предметов – 1 раз в 3 года;

От 30 до 300 тысяч – 1 раз в 5 лет;

От 300 до 500 тысяч – 1 раз в 7 лет;

От 500 тысяч до 1 миллиона – 1 раз в10 лет;

Свыше 1 миллиона – 1 раз в 15 лет.

Проверка наличия предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней проводится в сроки, указанные в разделе 36 Правил.

23.4. В целях более эффективной организации работы по проверке наличия в каждом музее необходимо разработать и утвердить методику ее проведения, включая порядок подсчета музейных предметов и простановки в книгах учета специальных отметок о прохождении предметом проверки наличия.

23.5.Результаты проверки оформляются актом, который подписывается всеми членами комиссии, выносится на рассмотрение ЭФЗК, утверждается директором музея и регистрируется в специальной книге регистрации актов проверки наличия(приложение № 30).

К акту проверки наличия прилагаются следующие документы.

Таблицы, в которых зафиксированы данные о количестве музейных предметов, зарегистрированных в книгах учета(приложение № 30-1).

Таблицы составляются на основании подсчета предметов в каждом томе книги учета с обязательным приведением в соответствие количества зарегистрированных номеров количеству числящихся за ними предметов, в том числе, в суммарных номерах с дробными обозначениями.

В акте фиксируются сведения о предметах, исключенных из учетной документации в установленном и неустановленном порядке, дважды зарегистрированных предметах и предметах, исключенных ранее, но оказавшихся в наличии (приложения №№ 30-2, 30-3).

К списку предметов, не обнаруженных в ходе проверки наличия необходимо приложить все имеющиеся документы-обоснования в виде ксерокопий с оригиналов или заверенных копий (приложение № 30-4).

В случае кражи или хищения документами-обоснованиями являются письмо-информация о дате и обстоятельствах кражи, соответствующие внутримузейные приказы и объяснительные записки должностных лиц музея, результаты служебных расследований, справки органа внутренних дел о заведении, приостановлении или прекращении уголовного дела, иные документы и материалы, относящиеся к данному факту.

В случае произведенных ранее передач музейных предметовв другие музеи или организации без оформления соответствующих разрешительных документов прилагаются заверенные копии документов, на основании которых была произведена передача (приказ или распоряжение вышестоящей организации или директора музея, акт выдачи, подтверждение музея или организации о получении предмета и др.).

В случае подтверждения недостачи музейных предметов, выявленных в ходе ранее проводившихся проверок наличия, прилагаются заверенные копии актов этих проверок или выписки из них с приложением соответствующих листов списков предметов.

В случае выявления недостачи музейных предметов по неустановленным и документально не подтвержденным причинам прилагается объяснительная записка, подписанная главным хранителем, заведующим отдела учета и ответственным хранителем.

В список на несоответствия включаются только те предметы, в которых выявлены грубые (серьезные) несоответствия описания их фактическим параметрам и визуальным характеристикам или установлена подмена предметов (приложение № 30-5).

В ходе проверки наличия необходимо обратить внимание на предметы, находящиеся в неудовлетворительном состоянии сохранности в целях решения вопроса о принятии срочных мер по их консервации или реставрации, а также на предметы, ошибочно включенные в состав основного фонда музея и подлежащие переводу в научно-вспомогательный фонд (приложения №№ 30-6, 30-7).

Предложения об исключении музейных предметов из Музейного фонда Российской Федерации и учетной документации музея должны содержать аргументированные обоснования о целесообразности их исключения, подкрепляемые соответствующими документами-обоснованиями в виде экспертных заключений ЭФЗК и сторонних специалистов, уведомлений органов МВД о прекращении уголовного дела и т.п. (приложение № 30-8).

Все приложения к акту проверки подписываются членами комиссии и скрепляются печатью музея.

В зависимости от состояния учетной документации музея и результатов проверки в акте могут быть отражены другие позиции, не предусмотренные формой, указанной в приложении № 30.

23.6. Результаты проверки наличия представляются музеем на утверждение учредителю.

Музеи, находящиеся в ведении Российской академии наук, иных федеральных ведомств, субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления, направляют акты проверки наличия в Министерство культуры Российской Федерации в случаях:

Утраты музейных предметов (недостача);

Перевода предметов из основного в научно-вспомогательный фонд;

Исключения (списания) музейных предметов;

Установления подмены музейных предметов.

23.7. Общероссийская (тотальная) проверка наличия музейных предметов и музейных коллекций проводится Министерством культуры Российской Федерации через каждые 20 лет.

Страница 20 из 39

Учет музейных фондов

Учет музейных фондов является одним из основных направлений фондовой работы. Его цель состоит в юридической охране музейных фондов и прав музея на данные, полученные в результате изучения музейных предметов и коллекций. Учет фондов представляет собой непрерывный процесс, поскольку фонды музея постоянно пополняются; ведется контроль за движением предметов и за их состоянием. Порядок учета, хранения и научной обработки музейных предметов регулируется нормативными документами Министерства культуры.

В процессе учета музейных фондов составляется по установленным формам учетная документация. В ней содержатся данные об отдельных предметах и группах предметов, о порядке их поступления в музей и в различные фондовые подразделения. Большинство из документов имеют юридическую силу, подлежат регистрации ивечному хранению. Это акты приема, акты выдачи, книги поступлений, книги научной инвентаризации.

Государственный учет музейных фондов предусматривает два этапа, которые отражают степень изученности музейных предметов: первичная регистрация поступивших в музей предметов и инвентаризация, то есть научная регистрация музейных предметов.

Юридическое оформление принадлежности предметов музею и прав музея на эти предметы начинается с акта приема предметов на постоянное хранение. Этот документ составляется не менее чем в трех экземплярах, подписывается главным хранителем (заведующим фондами), лицом, хранившим предметы до решения фондово-закупочной комиссии; и лицом, принявшим их на материальное хранение. Акт утверждается директором музея и скрепляется печатью музея. Прием предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней, орденов и медалей, а также оружия определяется особыми нормативными документами.

Прежде чем поступить в соответствующее фондовое подразделение, предметы проходят первичную регистрацию, которая окончательно закрепляет их принадлежность данному музею. Они вносятся в книгу поступлений музейных предметов (основного фонда) или в книгу учета научно-вспомогательных материалов по форме, определенной инструкцией (см. Прил. № 3, 4, 5). В естественно-научных музеях сырьевые материалы регистрируются в книге учета сырьевых научных материалов .

Предметы, поступившие в музей на временное хранение, вносятся в книгу поступлений во временное пользование. Возвращаются они по акту, который составляется по распоряжению директора иподписывается главным хранителем, заведующим фондовым подразделением, хранившим предмет; и лицом, временно принявшим его на материально ответственное хранение.

Цель книг поступлений как государственного документа охранного порядка – зарегистрировать предмет под определенным номером и дать краткое его описание, исключающее подмену предмета, а в случае утери или кражи облегчающее его розыск. Порядковый номер по книге поступлений (КП), присвоенный данному предмету, одновременно проставляется в акте его приема в музей, а также на самом предмете вместе с шифром музея, например: ГИМ, КП – 112408. При одновременном поступлении большого количества однородных предметов (нумизматическая коллекция, фотоматериалы и др.) допускается их групповая запись в книге поступлений при наличии коллекционной или полевой описи. В этом случае количество поступивших предметов отражается в соответствующих порядковых номерах книги поступлений (например, КП – 1760–1870) или фиксируется дробными порядковыми номерами (например, КП – 1760/1 – ПО). Однако уникальные материалы всегда записываются индивидуально. Групповая запись предметов из драгоценных материалов и драгоценных камней также запрещается.

Таким образом, понятия единица учета и единица хранения, могут обозначать как отдельный музейный предмет, так и группу предметов (коллекцию, комплект), если они зарегистрированы в учетных документах под одним номером.

Регистрация в книге поступлений музейных предметов производится с учетом всех сведений, зафиксированных в актах приема и полевой документации. Описание предмета делается на основе результатов его атрибуции, полученных к моменту его первичной регистрации. Уникальные предметы в обязательном порядке фотографируются. В книге поступлений фиксируются также данные о времени, источнике, способе поступления предмета, его сохранности, стоимости (при покупке), сопроводительных документах. Проставляется номер акта, дата записи.

Книга поступлений, как документ охранного порядка, до заполнения оформляется соответствующим образом: листы пронумеровываются, прошнуровываются, книга подписывается и опечатывается печатью вышестоящей инстанции. Все записи делаются четко, разборчиво, без подчисток, а их исправление допускается лишь в крайних случаях, при этом старые и новые записи должны четко читаться. Незначительные исправления заверяются специальной записью в примечаниях книги за подписями директора и главного хранителя, заведующего отделом учета, хранителя предмета. Подписи скрепляются печатью музея. Все существенные исправления в книге поступлений (атрибуция, сохранность, размер, материал и т.п.) делаются только на основании специальных актов, подписанных директором или его заместителем по научной работе, главным хранителем, заведующим фондовым подразделением, и заверяются ответственным за первичный учет лицом.

Юридические документы первичного учета тщательно сохраняются; доступ к ним имеет ограниченный круг лиц. Между тем в информации, которуюони содержат, нуждаются не только сотрудники музея, но и исследователи из других учреждений. Поэтому уже на стадии первичного учета создается система картотек – карточных, а в последние годы и электронных. Особенно необходима учетная картотека, выполняющая информационную функцию книги поступлений. Составляющие ее карточки идентичны по содержанию записям в книге поступлений и расположены в порядке ее номеров. На временные поступления также составляется картотека, систематизированная по источникам поступления.

После регистрации в книгах поступлений предметы передаются в фондовые подразделения хранителям по актам на материально-ответственное хранение (см. Прил. № 6). При этом музейные предметы, в отличие от научно-вспомогательных материалов, проходят второй этап учета – инвентаризацию, которая представляет собой основную форму изучения, описания и научного определения предметов основного фонда. Осуществляется она при помощи книг научной инвентаризации – научных инвентарей. Будучи юридическими документами, они оформляются так же, как и книги поступлений.

Запись в научный инвентарь делается только по-предметно и в соответствии с установленной инструкцией формой (см. Прил. № 7, 8). Она основывается на дальнейшей, более глубокой работе специалиста по определению музейного предмета. В научном инвентаре дается точное наимено-вание предмета, его подробное описание с перечнем всех имеющихся клейм, монограмм, подпи-сей и надписей. Вносятся данные об авторе, месте и времени создания и бытования, истории пред-мета, касающихся его публикациях, материале и технике изготовления, размере и весе (для предметов из драгоценных металлов и камней), степени сохранности. В соответствующих графах указываются учетные обозначения, старые учетные обозначения (если они имеются), номера фотонегативов (если предмет сфотографирован), данные об источнике и способе поступления, цене и пр.

Музейные предметы при инвентаризации систематизируются в соответствии со структурой (строением) основного фонда. Поэтому каждое фондовое подразделение обычно имеет несколько научных инвентарей, в соответствии с принятой в нем классификацией по группам музейных предметов. Например, в подразделении изобразительных источников произведения живописи, графики, скульптуры будут вноситься в разные книги. Каждая из них имеет свое обозначение, которое позволяет определить принадлежность книги и заинвентаризованного в ней предмета к конкретному фондовому подразделению и группе, образованной внутри него. Принадлежность к подразделению изобразительных источников может обозначаться буквой И, а к группе скульптуры – буквой С.

Каждый предмет, записанный в научном инвентаре, получает свой номер, который проставляется на нем и в книге поступлений. Таким образом, музейный предмет в итоге обретает два номера: по книге поступлений и по научному инвентарю. Его полное учетное обозначение может выглядеть, например, так:

ГИМ-КП 1245

И-С 137

Проставляя учетное обозначение, важно не причинить ущерб внешнему виду предмета и вместе с тем нанести его так, чтобы оно было доступно дляобозрения хранителю и исследо-вателю, не осыпалось, не стиралось. Например, на металлических предметах оно проставляется эмалевой краской, а на керамических – масляной или тушью. Если учетное обозначение невозможно нанести на сам предмет, используют этикетки и бирки, которые пришивают, прибивают или подвешивают к предметам, проставляют на монтировке, на индивидуальной упаковке.

Предметы, составляющие комплект (сервизы, гарнитуры), вносятся в научный инвентарь под отдельными номерами, а их принадлежность к комплекту отмечается при описании. Атласы, альбомы рисунков и фотографий одного автора вносятся в научные инвентари под одним номером, при этом каждый лист получает дробный номер.

Предметы из драгоценных металлов и драгоценных камней записываются в инвентари только при наличии акта ювелирной экспертизы, удостоверяющей подлинность материала и точность веса. В специальных инвентарных книгах ведется их дополнительный учет, поэтому в отличие от других предметов они имеют не два, а три учетных номера.

Письменные источники учитываются по правилам, разработанными руководящими архивными органами. Учет ведется по архивным фондам, архивным коллекциям, единицам хранения. Описи архивных фондов в юридическом отношении приравниваются к книгам научной инвентаризации. Они включают перечень входящих в данный фонд единиц хранения. Перечень содержит заголовок и краткое описание содержания каждой единицы хранения.

Запись в научный инвентарь делается на основе предварительно составленной карточки научного описания предмета, графы которой должны соответствовать графам инвентаря (см. Прил. № 9). Заполняется она в процессе определения музейного предмета и фиксирует результат изучения всех основных его признаков. До занесения в научный инвентарь текст описания должен предварительно визироваться заведующим фондовым подразделением, заместителем директора по научной части или главным хранителем.

В процессе научного описания содержание карточки может дополняться, уточняться и даже меняться. При этом все изменения, вносимые в научный инвентарь, оформляются по тем же правилам, что и в книгах поступлений.

На основе карточек научного описания музейных предметов создается инвентарная картотека, выполняющая информационные функции книг инвентарного описания и служащая основой для научной каталогизации фондов. Для того чтобы быстро находить предметы, составляется топографическая картотека, а также топографическая опись, где фиксируется место хранения каждой единицы учета. В каждом фондовом подразделении создаются и картотеки на предметы научно-вспомогательного фонда.

Музейные фонды находятся в непрерывном движении, ведь предметы могут передаваться в другие музеи и учреждения как в постоянное пользование в порядке обмена или на безвозмездной основе, так и во временное пользование, например, для создания экспозиций или выставок. Еще более активно перемещаются предметы внутри музея. Они передаются во временное пользование другим отделам для экспозиционно-выставочной работы, для исследования, реставрации, фотокопирования. Все эти выдачи, так же как и факты хищения, утраты, разрушения предметов, оформляются соответствующим образом согласно инструкции. Выдачи на длительный срок внутри музея (в другие фондовые подразделения, в экспозицию) оформляются актом внутримузейной передачи и визируются главным хранителем (см. Прил. № 10). Предметы, передающиеся из фондовых подразделений в другие отделы музея, например, фотолабораторию, на короткий срок, могут регистрироваться в специальной книге с распиской принявшего лица.

Количество предметов в музейных фондах постоянно меняется: одни предметы выбывают из состава музейного собрания, другие пополняют его. Поэтому музей ежегодно составляет годовые отчеты о движении музейных фондов, где отражаются сведения о поступлениях, об общем количестве предметов, о внутримузейных и внемузейных временных выдачах и т.д. Для того чтобы убедиться в наличии реальных предметов за конкретными цифрами учетных документов, а также в том, что их сохранности не нанесен ущерб, проводится переучет фондов.

Переучет осуществляет специальная комиссия в составе не менее трех человек с обязательным участием хранителя данной коллекции. Каждый предмет, закрепленный за фондовым подразделением, сверяется с актом приема на материально-ответственное хранение, с записью в книге научной инвентаризации и в книге поступлений; проверяется и наличие документов, оформляющих отсутствие в фондах тех или иных предметов. По итогам работы комиссия составляет и подписывает акт сверки наличия музейных предметов с учетной документацией, который утверждает директор музея.

Важнейшие учетные документы, имеющие юридическую силу, регистрируются в специальных книгах и описях. Посторонним лицам они не выдаются и за пределы музея не выносятся. Все акты, инвентарные книги, книги временных и постоянных поступлений, книги и описи изделий из драгоценных материалов хранятся у ответственных лиц в несгораемых шкафах, в закрытом помещении, которое в нерабочее время пломбируется.

Наряду с термином «учетная документация» существует и более широкое понятие – «фондовая документация». Помимо учетных она включает документы, образующиеся в процессе физической охраны фондов, а также при их классификации и систематизации – классифика-ционные схемы, каталоги и указатели. Таким образом, система фондовой документации содержит и передает сведения как о самих фондах, так и о тех явлениях и процессах, которые документируют музейные предметы. Следовательно, она представляет собой информационную систему. Помимо собственно фондовой документации внее входят исследования отдельных предметов и их групп, опубликованные в виде монографий и статей, а также исследования вобласти профильных дисциплин, созданные на основе музейных предметов.

Фондовая информационная система используется при отборе предметов для экспонирования и составления этикетажа, она помогает интерпретировать предметы при подготовке экскурсий и лекций, а в процессе изучения музейных предметов позволяет проводить сравнительный анализ. Кроме того, она предоставляет данные, позволяющие выяснить состояние самих фондов, целесо-образность и направленность их пополнения. В фондовой информационной системе нуждаются не только сотрудники музея, но также исследователи других учреждений и представители разнообразных специальностей.

Создание фондовой информационной системы – работа сложная и непрерывная. В последнее десятилетие началась ее активная модификация с помощью компьютерных технологий, которые позволяют кардинально изменить сам процесс подготовки музейной документации. Наличие электронных носителей информации не избавляет музейных специалистов от оформления учетных документов на бумажных носителях, поскольку только они имеют юридическую силу. Однако автоматизация деятельности фондовых подразделений значительно снижает трудозатраты, уменьшает вероятность ошибок и позволяет оперативно вносить изменения в подготавливаемые документы.

Особенно широкие возможности компьютеризация открывает в области каталогизации музейного собрания. С ее помощью ведутся картотеки, включающие в себя сколь угодно подробные данные о предметах и необходимый справочный аппарат – индексы, ссылки, рубрикаторы. Она позволяет вести поиск информации по различным признакам – автору, инвентарному номеру, дате создания, по любой фразе или слову в описании, а получаемые по запросу сведения могут иметь как текстовую, так и графическую форму.

Обязаны ли музеи отражать за балансом стоимость предметов и коллекций, включенных в Музейный фонд РФ? Если да, то какой забалансовый счет для этого следует применять?

Несколько слов о Музейном фонде РФ.

Всоответствии со ст. 3 Федерального закона № 54-ФЗ под Музейным фондом РФ следует понимать совокупность подлежащих государственному учету и постоянно находящихся на территории РФ музейных предметов и музейных коллекций, гражданский оборот которых допускается с соблюдением ограничений, установленных данным законом.

Музейные предметы и музейные коллекции, включенные в состав Музейного фонда РФ, являются неотъемлемой частью культурного наследия народов РФ.

Согласно п. 2-4 Положения о Музейном фонде РФ, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 12.02.1998 № 179 (далее – Положение № 179), в состав государственной части фонда входят музейные предметы и музейные коллекции, которые:

• находились в федеральной собственности (собственности бывшего СССР и РСФСР) и в собственности субъектов РФ (автономных образований, краев и областей РСФСР) до принятия Федерального закона № 54-ФЗ независимо от источников поступления, а также приобретены за счет средств федерального бюджета (бюджетов бывшего СССР и РСФСР), бюджетов субъектов РФ и закреплены в оперативном управлении или переданы в пользование музеям и другим организациям независимо от формы собственности и ведомственной принадлежности;
• приобретены государственными музеями, иными государственными учреждениями за счет средств их учредителей, либо за счет собственных средств, либо посредством иной формы приобретения.

Музейные предметы и коллекции, приобретенные государственными музеями независимо от источника и формы приобретения, должны быть заявлены для включения в состав государственной части фонда в двухмесячный срок с момента их приобретения (п. 8 Положения № 179).

Включение музейных предметов и коллекций в состав фонда, а также их исключение из его состава производятся Минкультуры в установленном им порядке после проведения соответствующей экспертизы. Музейные предметы и коллекции считаются включенными в состав Музейного фонда РФ со дня их регистрации в государственном каталоге.

В соответствии с п. 13 Положения № 179 музеи, в оперативном управлении или пользовании которых находятся музейные предметы и коллекции, обязаны обеспечить их учет с использованием специальной учетной документации, позволяющей идентифицировать эти предметы и коллекции и содержащие сведения об их местонахождении, сохранности, форме использования и т. д.

Основными учетными документами являются главная инвентарная книга (книга поступлений) и другие инвентарные книги, акты приема музейных предметов и музейных коллекций на временное (постоянное) хранение, акты выдачи музейных предметов и музейных коллекций во временное пользование, акты списания музейных предметов и музейных коллекций (в случае исключения их из состава фонда).

Отражение музейных предметов и коллекций на балансе учреждения, в оперативном управлении или пользовании которого они находятся, не допускается.

Бухгалтерский учет музейных предметов и коллекций.

Основной документ, регламентирующий правила организации и ведения бухгалтерского учета в государственных (муниципальных) учреждениях, – это Инструкция № 157н.

До внесения изменений единственное упоминание о предметах музейного фонда содержалось в п. 51 указанной инструкции. В частности, этим пунктом установлено, что включение объекта имущества в состав государственной части Музейного фонда РФ является одним из оснований выбытия объекта основных средств с баланса.

Исходя из этого, приобретенный музейный предмет (коллекция) до момента его включения в состав государственной части признается объектом основных средств. По факту включения в Музейный фонд РФ данный объект списывается с баланса. При этом никаких положений о том, что одновременно со списанием музейных предметов с баланса они подлежат отражению за балансом ранее Инструкция № 157н не содержала.

Некоторые эксперты и авторы предлагали организовать забалансовый учет объектов, включенных в состав Музейного фонда РФ, в целях контроля за их сохранностью, но для этого учреждениям необходимо было ввести дополнительный забалансовый счет, не поименованный в Инструкции № 157н.

После внесения изменений в п. 332 Инструкции № 157н прямо установлена обязанность учреждений учитывать музейные предметы и коллекции, включенные в состав государственной части Музейного фонда РФ, за балансом.

Согласно обновленной редакции п. 333 Инструкции № 157н для учета объектов, которые в соответствии с законодательством РФ не подлежат отражению на балансе учреждения (в частности, музейные предметы и коллекции, включенные в состав государственной части Музейного фонда РФ), предназначен забалансовый счет «Имущество, полученное в пользование».

Напомним, что рассмотренные нововведения следовало применить уже при формировании показателей бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности за 2016 год. Иными словами, на сегодняшний день стоимость музейных предметов и коллекций, включенных в состав Музейного фонда РФ, ранее числящихся у музеев на дополнительном забалансовом счете или просто в инвентарных книгах, должна быть переведена на забалансовый счет .

Государственный музей (бюджетное учреждение) приобрел в антикварном салоне картину за счет средств целевой субсидии. Экспертная фондово-закупочная комиссия музея оценила стоимость предмета в сумме 33 000 руб. После регистрации в учетной документации музея приобретенный предмет выставлен в качестве экспоната. В течение двух месяцев музейный предмет был включен в состав Музейного фонда РФ.

Музейные коллекции и предметы, включенные в состав государственной части Музейного фонда РФ, относятся к особо ценному движимому имуществу бюджетных (автономных) учреждений (пп. «в» п. 4 Постановления Правительства РФ от 26.07.2010 № 538 «О порядке отнесения имущества автономного или бюджетного учреждения к категории особо ценного движимого имущества»). Исходя из этого, предметы, которые приобретаются для пополнения музейного фонда РФ, но еще не включены в него, по мнению автора, следует учитывать в составе основных средств – особо ценного движимого имущества.

В бухгалтерском учете отражена следующая корреспонденция счетов:

Используя условия предыдущего примера, предположим, что приобретаемый музейный предмет на момент покупки уже был включен в состав Музейного фонда РФ. Об этом имелась соответствующая запись в государственном каталоге.

В данном случае приобретенный объект нельзя отражать на балансе музея. Учитывая это, расходы на его приобретение следует квалифицировать не как приобретение основных средств (статья 310 КОСГУ), а как оплату прочих услуг (статья 226 КОСГУ).

В данной ситуации операции отразятся следующим образом:

Музейные предметы и коллекции, включенные в состав Музейного фонда РФ, не отражаются на балансе музея, в оперативном управлении или пользовании которого они находятся. В бухгалтерском учете такие объекты можно отражать только за балансом. Принимая во внимание изменения, внесенные Приказом № 209н, теперь для учета указанных объектов музеям не нужно вводить дополнительный забалансовый счет.

Согласно обновленной редакции п. 333 Инструкции № 157н музейные предметы и коллекции, включенные в состав государственной части Музейного фонда РФ, следует отражать на забалансовом счете .