Korporativna kartica: kako je pravilno izdati i koristiti. Korporativna kartica Sberbank: značajke, prednosti i pravila registracije Nalog za korištenje korporativne kartice

Korporativna bankovna kartica moderno je mobilno sredstvo plaćanja koje zaposlenicima omogućuje kupnju i plaćanje računa u interesu organizacije gotovo bilo gdje i u bilo koje vrijeme. Reći ćemo vam što su korporativne kartice, po čemu se razlikuju, kao i postupak njihovog izdavanja i korištenja.

Što su korporativne kartice

Zaposlenici stalno moraju nešto plaćati u ime i u interesu svojih organizacija: reprezentaciju i putne troškove, račune dobavljača, režije, uredski materijal, putne karte itd.

Kako ne bi plaćali takve troškove na vlastiti trošak, zaposlenici su prisiljeni kontaktirati blagajnu organizacije za izdavanje obračunskih novčanih iznosa, kao i podnijeti izvješća o već potrošenim sredstvima. U ovom slučaju, ograničenje utvrđeno klauzulama 5 i 6 Direktive Središnje banke Ruske Federacije od 7. listopada 2013. br. 3073-U mora se poštivati ​​za podizanje sredstava iz blagajne u okviru jednog dogovor (100.000 rubalja).

Cheat sheet na članak urednika BUKH.1S za one koji nemaju vremena

1. Korporativna kartica je vrsta debitne i kreditne bankovne kartice koja zaposlenicima poduzeća omogućuje samostalno plaćanje gostoprimstva, putovanja i drugih troškova koji su izravno povezani s gospodarskim aktivnostima organizacije.

2. Novac na korporativnoj kartici je novac same organizacije, a prilikom korištenja kartice novac se automatski troši s njenog tekućeg računa.

3. Korporativne kartice su debitne i kreditne, osobne i na donositelja, rublje i valute.

4. Organizacije nisu dužne obavijestiti porezne vlasti i izvanproračunske fondove o registraciji korporativnih kartica.

5. Korporativne kartice mogu se koristiti i za podizanje gotovine i za bezgotovinska plaćanja.

6. Organizacija samostalno odobrava postupak prijave novca povučenog i prenesenog s korporativne kartice.

Dakle, standardno izdavanje novca na račun povezano je s određenim neugodnostima: vremenskim troškovima, papirologijom i ograničenjima iznosa sredstava. Mnogo praktičnija i modernija alternativa ovoj metodi izdavanja novca zaposlenicima je njihova uporaba korporativnih bankovnih kartica.

Korporativna kartica je vrsta debitne i kreditne bankovne kartice koja zaposlenicima poduzeća omogućuje samostalno plaćanje gostoprimstva, putovanja i drugih troškova koji su izravno povezani s poslovnim aktivnostima organizacije.

Novac na takvoj kartici je novac same organizacije, a prilikom korištenja kartice novac se automatski troši s njenog tekućeg računa. Alternativno, s kartičnog računa na koji je vezana korporativna kartica. Stoga korporativne kartice često imaju limit na isplate i trošenje sredstava kako bi se spriječilo veliko rasipanje.

Pravo korištenja korporativnih kartica može se dodijeliti jednom zaposleniku organizacije (na primjer, glavnom računovođi) ili nekoliko njih. Korporativne kartice obično imaju direktor, računovođa, tajnik, kao i oni zaposlenici čije aktivnosti uključuju redovita poslovna putovanja.

Korporativne kartice su sljedećih vrsta:

Zaduženje– za izračune se koriste vlastita sredstva organizacije. Istodobno je moguće povezati prekoračenje - ako ponestane vlastitih sredstava, banka daje organizaciji posuđena sredstva u određenom iznosu.

Kreditna– zaposlenici se povlače i plaćaju novcem ne iz same organizacije, već posuđenim sredstvima koja pripadaju kreditnoj instituciji.

Također mogu biti kartice personalizirani(izdaju se određenom zaposleniku i može ih koristiti samo on) i kartice na donositelja(neimenovani, uplate i isplate s takvih kartica dopuštene su svakoj osobi koja predoči karticu za plaćanje).

Osim toga, postoje korporativne kartice u rubljama i stranim valutama. Registracija potonjeg opravdana je, posebice, kada postane potrebno platiti troškove povezane s inozemnim službenim putovanjima zaposlenika.

Registracija korporativnih kartica

Postupak izdavanja i primanja korporativnih kartica reguliran je Pravilnikom Središnje banke Ruske Federacije od 24. prosinca 2004. br. 266-P „O izdavanju platnih kartica i transakcijama koje se obavljaju njihovom upotrebom.” Korporativne kartice izdaju banke na temelju odgovarajućeg zahtjeva organizacije.

Korporativna bankovna kartica nije bankovni račun, već je samo sredstvo plaćanja (točka 1.12 Pravilnika Središnje banke Ruske Federacije od 24. prosinca 2004. br. 266-P). Stoga je otvaranje korporativne kartice moguće samo ako organizacija ima postojeće bankovne račune. Nemoguće je dobiti karticu bez važećeg računa.

Korporativna kartica se može vezati uz postojeći tekući račun ili se za takvu karticu može otvoriti poseban račun. Ako organizacija otvori poseban kartični račun, novac na njemu bit će pohranjen autonomno i neovisno o novcu na tekućem računu. Na jedan račun moguće je vezati više korporativnih kartica.

Organizacije nisu dužne obavijestiti porezne vlasti i izvanproračunske fondove o izdavanju korporativnih kartica. Međutim, oni nisu dužni obavijestiti o otvaranju kartičnih računa, budući da je ta obveza ukinuta Saveznim zakonom br. 52-FZ od 2. travnja 2014. godine.

Prilikom otvaranja kartičnog računa za korporativnu karticu, uz zahtjev za njegovo otvaranje (u ime pravne osobe) obično se prilaže izvod iz Jedinstvenog državnog registra pravnih osoba, zahtjev budućeg vlasnika korporativne kartice o izdavanju karticu, njegovu putovnicu, kao i punomoć za vlasnika kartice s pravom raspolaganja sredstvima na kartici. Određeni popis dokumenata utvrđuje banka.

Banka također nudi postavljanje određenih ograničenja za otpis novca s kartice. Individualni limiti se mogu postaviti za svaku karticu. Mogu biti trajni ili privremeni. Na primjer, u dogovoru s organizacijom, banka može zabraniti vlasnicima korporativnih kartica da s kartice zadužuju više od 10 000 rubalja tjedno.

Korištenje korporativnih kartica

Korporativne kartice mogu se koristiti i za podizanje gotovine i za bezgotovinska plaćanja. Štoviše, za obavljanje ovih operacija zaposlenici ne moraju pisati nikakvu prijavu, a uprava ne mora izdavati poseban administrativni dokument (klauzula 6.3 Upute Središnje banke Ruske Federacije od 11. ožujka 2014. br. 3210 -U). Nema potrebe prebacivati ​​novac iz banke u blagajnu tvrtke i izdavati ga na izvješćivanje. Prilikom podizanja gotovine s korporativne kartice, također ne morate prenositi taj novac kroz blagajnu.

Novac korištenjem kartice zaposlenik može podići i prebaciti na drugi račun u bilo kojem trenutku kada se za to ukaže potreba. Poseban slučaj takve potrebe je poslovno putovanje.

Prilikom odlaska na službeni put, zaposlenik korporativnom karticom može platiti putne karte, gorivo i mazivo, hotelske sobe, usluge kantine i kafića, kao i sve povezane troškove gostoprimstva. Osim toga, ako imate korporativnu valutnu karticu, zaposlenik koji se nalazi izvan Rusije može slobodno podići stranu valutu s takve kartice.

Sav novac otpisan s korporativne kartice na ovaj način automatski se smatra izdanim na račun upućenog zaposlenika. Zaposlenik koji se vraća sa službenog puta treba samo prijaviti nastale troškove na jedinstvenom obrascu br. AO-1.

Pritom nije potrebno pripremati izvješća o svim slučajevima trošenja sredstava s kartice. Zakonodavstvo ne sadrži takva pravila. Stoga zaposlenik ima pravo dati jedinstveno akontacijsko izvješće za sve slučajeve podizanja i trošenja novca s kartice. Dostavljanje popratnih dokumenata (gotovinski računi, putne karte i sl.) odvija se na opći način.

Organizacija samostalno odobrava postupak prijave novca povučenog i prenesenog s korporativne kartice. Učestalost podnošenja takvih unaprijed izvješća odjelu računovodstva također određuje sama organizacija, uzimajući u obzir prirodu njezinih poslovnih aktivnosti.

Da bi mogao koristiti korporativnu bankovnu karticu, zaposlenik mora imati personaliziranu korporativnu karticu ili biti na popisu zaposlenika organizacije koji imaju pravo korištenja neregistrirane korporativne kartice. Ovaj popis odobrava voditelj organizacije.

Kao opće pravilo, zbog same biti korporativne kartice, ista se ne smije koristiti u sljedeće svrhe:

• isplata plaća zaposlenicima;
• isplata naknada i naknada zaposlenicima;
• stjecanje dobara i usluga za osobne potrebe koje nisu povezane s gospodarskim aktivnostima organizacije.

Ali ovo pravilo ne znači da se novac s korporativne kartice ne može koristiti u gore navedene svrhe. Zapravo, mogu, budući da zakonodavstvo ne sadrži nikakva ograničenja za korištenje korporativnih kartica. Istodobno, podizanje novca s kartice u svrhe koje nisu određene potrebama same organizacije mora biti pravilno formalizirano. Dakle, za isplatu plaća, računovođa može podići novac s kartice i položiti ga u blagajnu organizacije pomoću naloga za gotovinu.

Zaposlenici također mogu koristiti korporativne kartice u osobne svrhe (to se ne može pratiti i spriječiti na vrijeme), ali to rezultira rasipništvom. Mora se nadoknaditi iz plaće zaposlenika.

———————————————————————— ¦ 3. Postupak korištenja korporativnih bankovnih kartica ¦ ¦ ¦ ¦ 3.1. Korporativna bankovna kartica namijenjena je zaposlenicima za plaćanje putnih i poslovnih troškova tvrtke. ¦ ¦ 3.2. Korporativna bankovna kartica izdaje se u skladu s nalogom čelnika tvrtke. ¦ ¦ 3.3. Korporativne kartice za troškove poslovanja izdaju se samo ovlaštenim djelatnicima s kojima je sklopljen ugovor o punoj imovinskoj odgovornosti. ¦ ¦ Zaposlenik kojem je kartica izdana dobiva mogućnost raspolaganja ¦ ¦ novcem na posebnom kartičnom računu tvrtke. Sredstva na korporativnoj kartici pripadaju tvrtki. ¦ ¦ 3.4. Popis zaposlenika na čije ime se izdaju korporativne kartice nalazi se u Prilogu br. 1. ¦ ¦ 3.5. Popis radnih mjesta, čije popunjavanje daje pravo korištenja „neimenovanih korporativnih kartica i upravljanja sredstvima” tvrtke, naveden je u Dodatku br. 2 (uzorak na str. 91). ¦ ¦ 3.6. Da bi dobio karticu, zaposlenik mora napisati zahtjev za izdavanje korporativne kartice naslovljen na čelnika tvrtke. ¦ ¦ 3.7. Knjigovodstvo za prihvat i izdavanje kartica vodi se u kartičnom knjigovodstvenom dnevniku poduzeća (Prilog br. 3). ¦ ¦ 3.8. Nositelj poslovne kartice odgovoran je za sigurnost korporativne bankovne kartice, kao i za potrošnju sredstava na njoj u okviru utvrđenih limita potrošnje. ¦ ¦ Nositelj je dužan odmah prijaviti gubitak ili krađu korporativne bankovne kartice kreditnoj instituciji koja je izdala karticu radi blokade transakcija. Ukoliko krivnjom korisnika kartice račun nije pravodobno blokiran, iznos nastale štete naplaćuje se od korisnika kartice. ¦ ¦ 3.9. Podaci o PIN kodu kartice su povjerljivi podaci te ih korisnici nemaju pravo otkrivati ​​trećim osobama.

Korištenje korporativnih bankovnih kartica

¦ ¦ 3.10. Osnova za korištenje korporativne bankovne kartice je nalog za slanje zaposlenika, interni dopis ili odobrena procjena troškova poslovanja tvrtke. ¦ ¦ 3.11. Vlasnik kartice može obavljati operacije po kartici samo u okviru limita utvrđenog za karticu prema ugovoru s bankom izdavateljem. ¦ ¦ 3.12. Prilikom kupnje uredskog materijala, normativne i referentne literature i plaćanja drugih poslovnih troškova, veličina jednokratnog plaćanja korporativnom karticom ne smije biti veća od 50.000 rubalja. po jednom ugovoru (računu). ¦ ¦ 3.13. Ograničenje za podizanje gotovine u Ruskoj Federaciji je 100.000 rubalja. u danu. Podizanje strane valute u gotovini na području Ruske Federacije nije dopušteno. ¦ ¦ 3.14. Limit za podizanje gotovine izvan teritorija Ruske Federacije postavljen je u iznosu koji je ekvivalentan 100.000 rubalja. u danu. ¦ ¦ 3.15. Izvan teritorija Ruske Federacije korporativne kartice mogu se koristiti samo za plaćanje putnih troškova i troškova reprezentacije. Plaćanje korporativnom karticom za poslovne troškove izvan Ruske Federacije nije dopušteno. Iznosi utrošeni u te svrhe ne prihvaćaju se za povrat, već se zadržavaju od plaće zaposlenika koji je prekršio ovu klauzulu. ¦ ¦ 3.16. Zaposlenici čiji rad uključuje stalna službena putovanja imaju pravo ne predati korporativnu karticu tri mjeseca. Za ostale zaposlenike razdoblje se utvrđuje pojedinačno, ali ne duže od mjesec dana. ¦ ¦ 3.17. Predujmno izvješće o utrošenim sredstvima preko korporativne bankovne kartice podnosi se na način i u rokovima iz točke 2.2. i 2.3. ovog Pravilnika. ¦ ¦ 3.18. U nedostatku dokumenata koji potvrđuju namjeravanu upotrebu korporativne bankovne kartice, naplata iznosa korištenog u druge svrhe od krivog zaposlenika provodi se u skladu s čl. Umjetnost. 238, 241 i 248 Zakona o radu Ruske Federacije. ¦ ¦ 3.19. Zaposlenik je dužan vratiti nenamjenski utrošeni iznos u blagajnu poduzeća u roku od 10 radnih dana od dana odobrenja akontacije. U protivnom će vam se odbiti od plaće. ¦ ——————————————————————————

Izvor – „Plaća“, 2014., br. 4

Početna — Članci

Otvaranje korporativne plastične kartice

Rješavanje problema vezanih uz registraciju kartice

Kartica se izdaje nakon potpisivanja odgovarajućeg ugovora s bankom. Ipak, prije odlaska u banku odlučite o sljedećim važnim točkama.

Koliko kartica trebate i za koga ih izdati?

Korporativna kartica može biti samo osobna. Odnosno, samo jedan zaposlenik tvrtke može koristiti karticu. Osoba za koju je ova kartica izdana. U slučaju da zaposlenik karticu ustupi drugome, sam će i dalje odgovarati za eventualnu zlouporabu kartice. Stoga, ako je potrebno da više ljudi ima pristup novcu tvrtke pomoću kartice, za svakog se izdaje pojedinačna "plastična" kartica.

Na koji račun treba izdati?

Banka može izdati karticu za tekući račun. Tada će vlasnik kartice zapravo imati pristup svim sredstvima tvrtke. To nije sigurno ako je kartica, na primjer, izdana običnom zaposleniku. Iako, naravno, na kartici može biti postavljeno ograničenje, ali ipak... Stoga mnogi pribjegavaju drugoj opciji - kartica se izdaje na poseban kartični račun. Na njega možete prebaciti novac u potrebnom iznosu. Dakle, sredstva koja se trebaju izdati za izvješćivanje bit će odvojena od glavnog novca tvrtke.

Postoje nijanse. Korporativna kartica može se izdati na tekući račun tvrtke. Ali prikladnije je koristiti posebno otvoreni kartični račun.

Imajte na umu da se kartica može otvoriti ne samo za račun u rubljama, već i za devizni račun. Primjerice, za slučajeve kada zaposlenici idu na službeni put u inozemstvo i tamo plaćaju troškove u stranoj valuti. Iako, istina, nije potrebno imati devizni račun posebno za plaćanje troškova u inozemstvu - uostalom, uvijek možete platiti poslovnom karticom u rubljama. Postojat će samo dodatni troškovi za konverziju (klauzula

Pravila o uzorku korporativnih kartica

2.6 Propisi Banke Rusije od 24. prosinca 2004. N 266-P).

Kako će se nadopunjavati?

Korporativna kartica može biti platna (debitna) ili kreditna kartica. Plaćanje je moguće izvršiti debitnom karticom ako na računu za koji je kartica vezana ima sredstava. Uz kreditnu karticu nije potrebno imati sredstva na računu. Banka će sama osigurati potreban iznos. Naravno, uz naknadu i u okviru dogovorenog limita. I tada će vaša tvrtka vratiti dug banci.
Imajte na umu da sve banke ne nude različite vrste korporativnih kartica. Tako, na primjer, neki nude i kreditne i debitne kartice, dok drugi nude samo debitne kartice. Stoga je bolje razjasniti ovu točku unaprijed, a zatim kontaktirati banku. On će sam odrediti popis dokumenata koje će trebati ispuniti. U svakom slučaju, bit ćete dužni podnijeti zahtjev, au njemu ćete navesti zaposlenike na čije ime kartice trebaju biti izdane.

Važna točka. Korporativna kartica izdaje se za određenog zaposlenika. Da biste to učinili, zahtjev se podnosi banci s naznakom njegovog punog imena.

Prilikom sklapanja ugovora obratite pažnju na uvjete korištenja kartice koju nudi banka. Tako banke često postavljaju limit na iznos koji se može podići s kartice tijekom dana. Kao i provizija za podizanje gotovine. Važno je sve to saznati odmah kako biste mogli planirati svoju potrošnju.
Napomenimo još jednu točku. Za aktivaciju kartice često je potrebno prenijeti određeni iznos novca na svoj račun, pogotovo ako je riječ o posebnom kartičnom računu. Preneseni novac koristi se za pokrivanje troškova izdavanja i servisiranja kartice.

Obavijestiti poreznu upravu i fondove o otvaranju posebnog kartičnog računa

Ukoliko su vaše korporativne kartice vezane uz postojeći tekući račun, ne morate nikoga obavijestiti o njihovom otvaranju. Druga je stvar kada je kartica izdana uz otvaranje posebnog kartičnog računa ili je bilo potrebno otvoriti novi tekući račun. Tada je o tome potrebno obavijestiti porezne vlasti i izvanproračunske fondove. To se mora učiniti u roku od sedam radnih dana nakon otvaranja (klauzula 1, klauzula 2, članak 23 Poreznog zakona Ruske Federacije, klauzula 1, klauzula 3, članak 28 Saveznog zakona od 24. srpnja 2009. N 212-FZ) .

dopis. Poreznu upravu i izvanproračunske fondove potrebno je obavijestiti o otvaranju posebnog kartičnog računa u roku od sedam radnih dana.

Podnesite svoje izvješće poreznoj upravi pomoću obrasca N S-09-1, danog u Naredbi Federalne porezne službe Rusije od 6. rujna 2011. N MMV-7-6/362@. U FSS-u Ruske Federacije - u obliku odobrenom Nalogom FSS-a Ruske Federacije od 12. travnja 2011. N 67. I u Mirovinskom fondu Ruske Federacije - u obliku koji ćete pronaći na službenoj web stranici fonda (www.pfrf.ru). Da biste to učinili, unesite zahtjev "Poruka o otvaranju računa" u traku za pretraživanje na glavnoj stranici web mjesta. Vidjet ćete poveznicu na kojoj možete preuzeti traženi obrazac.

Proceduru rada s korporativnim karticama zapišite internim dokumentom

Kada su kartice zaprimljene i obračunate, možete ih izdati zaposlenicima za koje su izdane. Ali najprije posebnim pravilnikom zapišite postupak izdavanja i korištenja kartica i odobrite ga kao interni akt nalogom upravitelja. Zatim upoznajte sve zaposlenike s njim i potpišite ga. Konkretno, preporučljivo je predvidjeti sljedeće točke u Uredbi.

Koji se troškovi mogu platiti karticom?

Označite za koje je troškove kartica namijenjena. To mogu biti troškovi povezani sa službenim putovanjem zaposlenika, zabavom, kao i poslovnim troškovima (članak 2.5 Pravilnika Banke Rusije od 24. prosinca 2004. N 266-P).

Kojim se redoslijedom izdaju kartice zaposleniku?

Zaposleniku možete izdati karticu jednom, a on će je koristiti po potrebi dok radi u vašoj organizaciji. Ili možete izdati karticu samo za vrijeme trajanja određenih zadataka izdanih po nalogu upravitelja.
U svakom slučaju napravite poseban registar u koji ćete evidentirati izdavanje kartica i njihov povrat. U registru ispunite sljedeća polja:

• broj kartice i puno ime zaposlenik - vlasnik kartice;
• datum izdavanja kartice zaposleniku;
• potpis zaposlenika prilikom primanja kartice;
• datum vraćanja kartice od strane zaposlenika;
• potpis osobe odgovorne za vođenje očevidnika prilikom vraćanja kartice od strane radnika.

Savjet. Vodite dnevnik ili evidenciju izdavanja korporativnih kartica zaposlenicima. U dokumentu se evidentira izdavanje kartica i njihov povrat.

Ovakva kontrola kretanja kartica nužna je kako bi se spriječili slučajevi njihovog gubitka ili krađe.

Kako koristiti karticu

Jasno navedite da karticu mora koristiti izravno zaposlenik. I ne može se prenositi na treće osobe.
Razmotrite koja je osnova za korištenje kartice. Na primjer, nalog upravitelja da se obavi službeni zadatak. Preporučljivo je u nalogu navesti pojedine vrste troškova i njihov dopušteni iznos.
Pri svakom korištenju kartice - podizanju gotovine ili plaćanju njome - zaposlenik mora dobiti dokumente koji potvrđuju nastale troškove i čuvati ih radi izvještavanja (čekove, račune, putne karte, potvrde, fakture i sl.).

Kako podnijeti izvještaj zaposlenicima

Potrošeni novac zaposlenik prijavljuje računovodstvu podnošenjem predujma i dokumenata koji potvrđuju nastale troškove. Također u pravilniku navedite rok za podnošenje predujma. Zakon ne utvrđuje nikakve vremenske okvire za bezgotovinska plaćanja, tako da se možete usredotočiti na vremenska ograničenja utvrđena pri radu s gotovinom. Naime, odgovorna osoba dužna je prijaviti utrošena sredstva u roku od tri dana nakon isteka roka za koji je novac izdat na račun, odnosno od trenutka odlaska na posao (st. 2. t. 4.4. Pravilnika o postupak za obavljanje gotovinskih transakcija, odobren od strane Banke Rusije 12. listopada 2011. N 373-P, u daljnjem tekstu Uredba N 373-P). Izvješće mora odobriti voditelj organizacije.

Zabilježite svaku činjenicu korištenja kartice u svoju evidenciju.

Izdavanje korporativne kartice zaposleniku ne podrazumijeva knjiženje. Ovu operaciju evidentirate samo u knjigovodstvenom dnevniku korporativne kartice. Ali ako je zaposlenik platio karticom ili podigao gotovinu s nje, tada se ta okolnost već mora odraziti na računovodstvenim računima. Transakcije ovise o tome na koji račun je povezana korporativna kartica. Ako se radi o računu za namirenje, odrazite svu potrošnju s kartice na temelju bankovnog izvoda sa sljedećim knjiženjem:

Debit 71 Kredit 51

• radniku je isplaćen novac uz izvod sa tekućeg računa.

A ako je kartica otvorena na poseban kartični račun, unos će biti ovakav:

Debit 71 Kredit 55

• novac je zaposleniku izdan na račun s posebnog kartičnog računa.

U oba slučaja temelj će biti bankovni izvod.
Imajte na umu: bankovni izvodi možda neće stići svaki dan. U tom slučaju možete brzo saznati od zaposlenika o podizanju novca s kartice. Uostalom, moraju spremiti i priložiti avansnom izvješću ne samo primarne računovodstvene dokumente, već i potvrde o izdavanju (povlačenju) novca s bankomata i terminala. Ako se nađete u takvoj situaciji, evidentirajte izdavanje novca uz zapisnik na kontu 57 “Transferi u prolazu”. Odnosno, na temelju avansnog izvješća izvršiti sljedeći unos:

Debit 71 Kredit 57

I nakon primitka izvoda otpišite sredstva s računa na koji je vezana kartica:

Debit 57 Kredit 51 (52, 55)

• odražava se zaduženje sredstava s računa.

Otpis duga od odgovorne osobe na temelju predujma odobrenog od strane upravitelja. Ponavljamo da uz izvješće moraju biti priloženi dokumenti koji potvrđuju nastale troškove. Ovisno o vrsti rashoda odaberite željeni račun zaduženja, a pripadajući konto će uvijek biti konto 71 “Obračuni s odgovornim osobama”. Unos će biti sljedeći:

Debit 20 (08, 23, 26, 44, 91) Kredit 71

• odražavaju se troškovi koje plaća odgovorna osoba.

Suština pitanja. Novac potrošen na kartici otpisuje na teret računa 71 na temelju bankovnih izvoda. A nakon što zaposlenik podnese predujam, pokrit ćete njegov dug prema organizaciji.

Iznose izdataka utvrđene temeljem predujmova upišite u stupac 5 odjeljka. I knjigovodstvo za prihode i rashode, ako se primjenjuje pojednostavljeni porezni sustav s predmetom oporezivanja "dohodak minus rashodi". A vrsta troškova koje plaća zaposlenik navedena je u popisu danom u stavku 1. čl. 346.16 Porezni zakon Ruske Federacije.
Istodobno, ne zaboravite na pravila otpisa utvrđena za određene vrste troškova. Tako, na primjer, ako je računovođa kupio dugotrajnu imovinu, tada utrošeni iznos uključite u rashode od trenutka puštanja objekta u rad, raspoređujući iznos tromjesečno do kraja godine (točka 1. i stavak 8. točka 3. klauzula 3, članak 346.16, klauzula 4, klauzula 2 članka 346.17 Poreznog zakona Ruske Federacije).
Ako je zaposlenik podigao novac s kartice i nije ga u potpunosti potrošio, stanje uknjižite na blagajnu ispunjavanjem naloga za gotovinu. U računovodstvu odrazite transakciju knjiženjem:

Debit 50 Kredit 71

• u blagajnu se upisuje stanje nepotrošene gotovine koju je s kartice podigao zaposlenik izvjestitelj.

Primjer. Korištenje korporativne kartice
LLC "Persona", koja koristi pojednostavljeni porezni sustav s objektom "prihodi minus troškovi", u kolovozu 2013. izdala je korporativnu karticu za svog zaposlenika O.N. Galkina. Kartica je izdana uz otvaranje posebnog kartičnog računa. 30. kolovoza račun je nadopunjen u iznosu od 30.000 rubalja. Računovođa je prikazao ovu transakciju na temelju bankovnog izvoda sa sljedećim knjiženjem:

Debit 55 Kredit 51

• - 30.000 rub. — novac se prenosi na korporativnu karticu.

U rujnu 2013. godine, po nalogu voditelja organizacije O.N. Galkin ima zadatak nabaviti pribor za organizaciju. Za podmirivanje tih troškova zaposlenik je 9. rujna dobio korporativnu bankovnu karticu. O izdavanju kartice napravljena je evidencija u registru korporativnih kartica.
10. rujna O.N. Galkin je povukao 5000 rubalja s korporativne kartice. Ovim iznosom nabavio je uredski materijal.
Zaposlenica je o nabavi izvijestila 11. rujna, predajući u računovodstvo predujm i knjigovodstvene isprave koje potvrđuju nabavu. Istoga dana izvješće je odobrio upravitelj.
Dana 10. rujna, na temelju bankovnog izvoda, računovođa je napravio sljedeći unos:

Debit 71 Kredit 55

• - 5000 rub. — novac je izdan na račun bezgotovinskom metodom na korporativnu karticu.

Debit 10 Kredit 71

• - 5000 rub. — tiskanica koju je kupio zaposlenik kapitalizirana je.

Također 11. rujna, iznos troškova u iznosu od 5.000 rubalja. Računovođa je zapisao odjeljak 5 u stupac. I knjiga obračuna prihoda i rashoda na temelju st. 17. stavak 1. čl. 346.16 Porezni zakon Ruske Federacije.
Na dan odobrenja akontacije O.N. Galkin je vratio korporativnu karticu. Računovođa je tu činjenicu prikazao u računovodstvenom dnevniku korporativne kartice.

Nijanse koje zahtijevaju posebnu pozornost. Novac podignut s korporativne kartice smatra se sredstvima izdanim na računu. Za svaki utrošak sredstava na kartici, zaposlenik je dužan prijaviti predujmom u računovodstvu. Izvješću se moraju priložiti dokumenti koji potvrđuju nastale troškove.
Izdavanje korporativne kartice zaposleniku samo po sebi nije temelj za knjigovodstveno knjiženje. Računovođa knjiži samo kada sredstva teku karticom.
Za kontrolu kretanja korporativnih kartica vodite poseban registar kartica. Može se nazvati dnevnik ili izjava.

Koje dokumente je potrebno sastaviti ako se novac izdaje putem korporativne kartice za izvješćivanje?

Marina Marchuk, porezna savjetnica

• Treba li voditelj izdati nalog za isplatu novca za svako korištenje kartice??
• Članak 4.4 Uredbe N 373-P navodi da samo za primanje gotovine odgovorna osoba mora ispuniti zahtjev. A upravitelj, zauzvrat, na ovoj izjavi navodi iznos i razdoblje izvještavanja. Uredba br. 373-P ne govori ništa o bezgotovinskim prijenosima obračunskih iznosa, uključujući na korporativnu bankovnu karticu. To znači da direktor ne treba svaki put ovjeravati zahtjev zaposlenika ako se novac za izvješće doznači na karticu.U praksi je iznos izvješća reguliran limitom. To može biti ograničenje kartice ili ograničenje potrošnje navedeno u internim dokumentima tvrtke.
• Što je s izjavom odgovorne osobe? Također je potrebno samo kod izdavanja gotovine.?
• Točno. A ako koristite karticu, odnosno izdajete novac uz zapisnik na bezgotovinski način, možete bez izjava zaposlenika. Korporativne kartice su precizno dizajnirane da minimiziraju količinu dokumentacije i pojednostave postupak obračuna s računovođama.
• Trebam li nalog upravitelja za svako izdavanje kartice??
• Prilikom izdavanja korporativne kartice takav nalog je neophodan, ali ubuduće je izdavanje kartice zaposleniku i njezino vraćanje regulirano normama lokalnog zakona. Na primjer, propisi o korporativnim karticama. U ovom dokumentu preporučljivo je riješiti ovo pitanje na najprikladniji način u skladu sa specifičnostima tvrtke.
• Je li za nadopunu računa posebne kartice potrebna naredba upravitelja??
• Mislim da je i to fakultativni uvjet, jer kod bezgotovinskog prijenosa upravitelj svakako mora potpisati nalog za plaćanje. Odnosno dokumentirajte svoj nalog za uplatu sredstava za navedenu namjenu. Sukladno tome, nalog za dopunu računa u ovom slučaju neće biti potreban.
• Može li računovođa obaviti novi zadatak s plaćanjem karticom bez podnošenja predujma za prethodni zadatak?
• U praksi to može biti prihvatljivo. Uostalom, postoji samo zabrana izdavanja gotovine na račun osobi koja nije obračunala prethodno izdani predujam. To je navedeno u već spomenutom stavku 4.4 Propisa N 373-P. Međutim, ovaj se zahtjev ne odnosi na plaćanja korporativnim karticama. Osim toga, za njegovo kršenje nisu predviđene sankcije. To je potvrđeno, na primjer, Odlukom Devetog arbitražnog prizivnog suda od 13. svibnja 2013. N 09AP-10884/2013.
• Korporativna kartica izdaje se za određenog zaposlenika. Što se događa ako ga date nekom drugom??
• Osoba kojoj je izdana i dalje će biti odgovorna za svaku zlouporabu kartice.
• Treba li se odgovorna osoba koja plaća karticom pridržavati ograničenja plaćanja od 100.000 rubalja? u skladu s člankom 1. Direktive Banke Rusije br. 1843-U od 20. lipnja 2007.?
• Ne, to nije potrebno, jer je limit postavljen samo za gotovinska plaćanja, a kod korištenja korporativne kartice plaćanje se vrši bezgotovinskim načinom.

studeni 2013

Približni propisi o postupku korištenja korporativnih bankovnih kartica

ODOBRENO SAM Naziv organizacije ________________________________ PROPISI Naziv radnog mjesta čelnika organizacije __________ N _____ _________ _____________________ Potpis Obrazloženje potpisa __________________ ________________________________ Mjesto pripreme Datum O postupku korištenja korporativnih bankovnih kartica

1. Podaci o PIN kodu korporativne kartice su povjerljivi podaci. Korisnici kartice nemaju pravo otkriti ove podatke trećim stranama.

Korporativna kartica: kako je pravilno izdati i koristiti

Izvješće o ciljanoj potrošnji sredstava na korporativnoj bankovnoj kartici podnosi se računovodstvu organizacije:

- kod korištenja korporativne kartice isključivo za primanje gotovine - najkasnije 3 radna dana nakon isteka roka na koji su izdane, a kod izdavanja kartice za plaćanje putnih troškova - najkasnije 3 radna dana od dana povratak sa poslovnog putovanja, isključujući dan dolaska (za zaposlenike odjela organizacije koji se nalaze u naseljenim mjestima izvan lokacije organizacije, podnošenje izvješća računovodstvu organizacije - najkasnije 5 radnih dana);

- kod korištenja korporativne kartice za bezgotovinsko plaćanje troškova - najkasnije u roku od 15 radnih dana od dana bezgotovinskog plaćanja, isključujući dan plaćanja, odnosno kod plaćanja djelomično u bezgotovinskom obliku, djelomično u gotovina, ne računajući dan uplate.

Osim dokumenata koji potvrđuju troškove, uz izvješća je potrebno priložiti račune koji potvrđuju plaćanje karticom.

3. Ukoliko ne postoje dokumenti koji potvrđuju namjensko korištenje sredstava ili ako direktor nije odobrio predujmove, tada će se iznosi otpisani s korporativne kartice naplatiti od vlasnika kartice i odbiti od njegove plaće.

4. Popis zaposlenika na čije ime se izdaju korporativne kartice nalazi se u Prilogu br.1.

5. Izdavanje i vraćanje kartica vodi se u očevidniku korporativnih kartica na obrascu prema Prilogu br.2.

6. U slučaju gubitka ili krađe korporativne bankovne kartice, vlasnik kartice je dužan odmah obavijestiti banku koja je izdala karticu radi blokade transakcija po njoj. Ukoliko krivnjom korisnika kartice račun nije pravodobno blokiran, iznos nastale štete naplaćuje se od korisnika kartice.

Prilog br.1
na poziciju od _______ N __

Popis zaposlenika ______________________________ (naziv organizacije) u čije ime se izdaju korporativne bankovne kartice —————————————————————————— ¦N ¦ Puno ime. ¦ Podaci o putovnici ¦Vrsta kartice¦ Broj kartice ¦ ¦n/p¦ zaposlenika ¦(broj, tko i kada izdana)¦ ¦ ¦ +—+—————-+——————————+— ——+—————+ ¦1 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—————-+——————————+———+——————+ ¦2 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—————-+—————————+———+—————+ ¦3 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ —-+——————-+ —————————+———+—————-

Prilog br.2
na poziciju od _______ N __

Knjigovodstveni dnevnik kartičnog poslovanja ___________________________ (naziv organizacije) —————————————————————————— ¦Broj ¦F.I.O. ¦Razdoblje za koje¦Datum ¦Potpis ¦Datum ¦Potpis ¦ ¦izdane ¦kartice ¦kartice ¦kartice ¦izdavača¦dostave ¦nositelja¦ ¦ ¦kartice ¦zaposlenika ¦kartice ¦ ¦kartice ¦ ¦ +———+ ——— -+—————-+——-+———+———+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +———+———-+———— —-+ ——-+———+———+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +———+———-+——————-+——-+—— —+— ——+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ———+———-+—————-+——-+———+———+———-

Kako pravilno organizirati korištenje korporativnih kartica? Koje dokumente trebam dostaviti? Kako debugirati interakciju između odgovornih osoba i računovodstva? Odgovore na ova pitanja pronaći ćete u članku.

O pravilima za izdavanje novca na račun u 2015. godini pročitajte u člancima:

Obračuni s odgovornim osobama u 2015. godini

Za izdavanje korporativne kartice zaposlenicima potrebno je:

• izraditi propis o postupku korištenja korporativnih kartica (1. dio, članak 8. Zakona o radu Ruske Federacije);
• odobriti popis pozicija čije radne dužnosti uključuju korištenje korporativnih kartica (1. stavak članka 847. Građanskog zakonika Ruske Federacije, stavci 2. i 7. članka 1.12. Upute Banke Rusije br. 28-I od 14. rujna , 2006 “O otvaranju i zatvaranju bankovnih računa, bankovnih računa uloga (depozita)”;
• upoznati sve zaposlenike čija su radna mjesta navedena na popisu s položajem protiv potpisa (2. dio članka 22. Zakona o radu Ruske Federacije);
• organizirati u tvrtki računovodstvo za prihvaćanje i izdavanje korporativnih bankovnih kartica (članak 9. Saveznog zakona od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ „O računovodstvu“, u daljnjem tekstu Zakon br. 402-FZ, informacije o Ministarstvo financija Rusije br. PZ-10/2012 „Stupanje na snagu od 1. siječnja 2013., Savezni zakon od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ „O računovodstvu“);
• u računovodstvenoj politici navedite metodu računovodstva računovodstvenih iznosa na posebnom računu (točka 7 PBU 1/2008).

Pravilnik o postupku korištenja korporativnih kartica

Daje smjernice za sve zaposlenike tvrtke koji koriste ove kartice.

Korporativna kartica: kome se može izdati?

Samo zaposlenici na koje su ove kartice izdane mogu koristiti personalizirane korporativne kartice. Odnosno: za izdavanje poslovne kartice potrebno je banci dostaviti popis zaposlenika odobren od strane upravitelja koji mogu koristiti korporativnu karticu.

Za korištenje neimenovanih korporativnih kartica u poduzeću potrebno je izdati nalog kojim se potvrđuje popis radnih mjesta za koje se mogu koristiti neimenovane korporativne kartice.

Kako izdati korporativnu karticu

Personalizirane korporativne bankovne kartice mogu imati sami zaposlenici, pod uvjetom da ispunjavaju sigurnosne zahtjeve.

Bolje je sve neimenovane korporativne kartice pohraniti u sef. Da ova kartica ne padne u ruke nekome kome ne treba. Bolje je izdati karticu prema . Iako zakon Ovo nigdje nije zapisano.

Na koliko dugo treba izdati korporativnu karticu?

Korporativne kartice izdaju se na rok određen pravilnikom. Kartica se može izdati na duži rok samo na temelju naloga upravitelja.

Kako napisati unaprijed izvješće

Postupak izvješćivanja zaposlenika o trošenju sredstava na korporativnoj kartici nije utvrđen posebnim regulatornim aktom. No, tvrtka ga može razviti samostalno, na temelju pravila koja uređuju postupak izvještavanja o trošku gotovinskih obračunskih iznosa.

Rok za podnošenje predujmova izvješća o utrošku sredstava s korporativne bankovne kartice može se odrediti pravilnikom o postupku korištenja korporativnih kartica.

Zaposlenik može ispuniti unaprijed izvješće o novcu s kartice pomoću objedinjenog . Ili razviti.

Bilješka! Prilikom sastavljanja avansnog izvješća o trošenju novca s korporativne kartice, zaposlenik mora priložiti dokumente koji potvrđuju njegove troškove (čekove, potvrde itd.). Čak i ako je računovođa podigao gotovinu s kartice, uz potvrdu o podizanju tog novca morate priložiti dokumente koji potvrđuju plaćanje robe (rad, usluge).

LA. Elina, ekonomist-računovođa

7 pravila za korporativnu karticu

Kako uzeti u obzir kretanje novca na bankovnoj kartici i njegovo trošenje od strane zaposlenika

Korporativna bankovna kartica je dobro rješenje ako zaposlenici moraju sami platiti nešto. Novac na računu pripada organizaciji, ali kartica se izdaje određenom zaposleniku klauzula 1.5 Pravilnika, odobrena. Središnja banka 24. prosinca 2004. br. 266-P (u daljnjem tekstu Uredba br. 266-P). Reći ćemo vam o pravilima korištenja korporativne kartice i bilježenja transakcija povezanih s njom.

PRAVILO 1. O kartičnom računu moraju biti obaviješteni porezni i izvanproračunski fondovi

Za korporativnu karticu otvara se poseban bankovni račun klauzula 2 čl. 11 Porezni zakon Ruske Federacije. Ovaj račun (i njegovo otvaranje i zatvaranje) mora se prijaviti Saveznoj poreznoj službi, Mirovinskom fondu Rusije i Fondu socijalnog osiguranja na lokaciji organizacije.

To se mora učiniti u roku od 7 radnih dana od datuma otvaranja takvog računa. klauzula 2 čl. 23. st. 6. čl. 6.1 Porezni zakon Ruske Federacije; klauzula 1 dio 3 čl. 28, dio 6 čl. 4. Zakona br. 212-FZ od 24. srpnja 2009. (u daljnjem tekstu: Zakon br. 212-FZ); Rješenje Predsjedništva Vrhovnog arbitražnog suda od 21. rujna 2010. br. 2942/10.. Da biste to učinili, trebate poslati:

• poreznoj upravi - poruka na obrascu br. S-09-1 odobreno Nalogom Federalne porezne službe od 09.06.2011. br. MMV-7-6/362@. Prilikom ispunjavanja ovog obrasca informirajte se konkretno o otvaranju bankovnog računa, a ne o nastanku prava na korištenje korporativnog elektroničkog sredstva plaćanja (CESP). Uostalom, KESP i korporativna bankovna kartica nisu ista stvar.

Izvještaji

• FSS-u - poruka u obliku koji je preporučio Dopis FSS-a od 28. prosinca 2009. br. 02-10/05-13656;
• Mirovinskom fondu Rusije - poruka u preporučenom obliku, koja se može pronaći na web stranici Fonda.

Usput, za jedan kartični račun može se izdati nekoliko kartica - glavna i dodatna klauzula 2.1 Pravilnika br. 266-P. Štoviše, kartice se mogu izdati različitim zaposlenicima vaše organizacije za isti račun. Izdavanje svake dodatne kartice nije potrebno prijavljivati ​​inspekciji i fondovima.

PRAVILO 2. Izdavanje korporativne kartice ne odražava se na računovodstvenim računima

Sama kartica pripada banci, tako da se ne odražava u računovodstvu. Ako je bankovna kartica osobna i sam zaposlenik će je dobiti od banke, tada nije potrebno voditi dnevnik bankovnih korporativnih kartica. Iako ponekad računovođa mora ispuniti punomoć za određenog zaposlenika da dobije korporativnu karticu od banke (uzorak punomoći obično daje sama banka).

Banka može obavijestiti Vašu organizaciju o tome koji zaposlenici su dobili kartice u registru za izdavanje međunarodnih korporativnih kartica ili u nekom drugom dokumentu (ovo ovisi o sustavu protoka dokumenata koji je prihvatila banka i uvjetima navedenim u Vašem ugovoru s njom).

PRAVILO 3. Nema potrebe prenositi novac koji je zaposlenik primio preko bankomata kroz blagajnu

Nedavno se računovođe žale da im inspektori daju primjedbe tijekom inspekcija: knjiga blagajne ne odražava transakcije u kojima zaposlenici podižu novac s bankovne kartice. Navodno se taj novac na dan podizanja mora evidentirati kao primljen na blagajni i odmah kao izdan na prijavu. Ako takav novac nije prošao kroz blagajnu, tada se organizacija kažnjava zbog neprimanja gotovine u blagajnu i Umjetnost. 15.1 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije.

Mišljenje čitatelja

“Kad smo prvi put otvorili korporativnu bankovnu karticu, bojali smo se da će biti poteškoća s izračunom stanja gotovine. Uostalom, zatvaramo u 18 sati, a zaposlenik može podići gotovinu s bankomata i kasno navečer. Ali pokazalo se da taj novac uopće nije trebalo nositi kroz blagajnu.”

Zuhra,
Ufa

No, jasno je da novac nije fizički “ušao u blagajnu”. Dakle, računovodstvo ih ne može kapitalizirati niti izdati za izvješćivanje. Stoga se takve transakcije ne bi trebale odražavati u knjizi blagajne. I sudovi podržavaju upravo ovo stajalište, odbijajući dopustiti poreznim vlastima da naplate kazne od organizacija Rješenje 7 AAS od 20. prosinca 2012. br. A03-6142/2012; 3 AAS od 30. siječnja 2013. br. A33-15574/2012..

Također proizlazi da novac podignut s kartice u gotovini ne treba uzimati u obzir pri izračunu stanja gotovine na kraju dana.

PRAVILO 4. Zaposlenik mora prijaviti novac s kartice

Zaposlenik na čije ime je kartica izdana može njome plaćati kupnju ili podizati gotovinu na bankomatu. klauzula 2.5 Pravilnika br. 266-P. Novac koji se nalazi na računu korporativne bankovne kartice je novac koji zaposlenik još nije primio i koji još nije ni na koji način iskoristio. Zaposlenik će im se trebati javiti tek kada podigne gotovinu s kartice ili nešto plati karticom.

Novac primljen putem bankomata u biti sličan novcu danom zaposleniku na račun. Uostalom, prije svega, to je novac organizacije. Naravno, ne treba zaposlenik nakon svake kupnje odmah trčati u računovodstvo i pisati izvještaj. Dovoljno je to učiniti jednom svakih nekoliko dana - nalog mora odobriti voditelj organizacije. Iznos koji zaposlenik može potrošiti ograničen je stanjem na korporativnoj kartici (osim, naravno, ako kartica ima kreditni limit i mogućnost prekoračenja). Obrativši se banci, organizacija može postaviti dodatna ograničenja za svaku karticu.

RAZGOVARAJTE S UPRAVITELJEM

Do kontrolirati trošenje novca tvrtke, Bolje je izdati naredbu o pravilima korištenja korporativnih bankovnih kartica. Važno je u njemu odrediti razdoblje u kojem je zaposlenik dužan prijaviti novac potrošen putem kartice ili podignut s nje.

Zaposlenik može sastaviti izvješće ili prema jedinstvenom obrascu br. AO-1 ili prema obrascu koji je samostalno izradila vaša organizacija. Na primjer, umjesto retka "predujam je primljen iz blagajne", možete unijeti retke "novac je primljen putem bankomata koristeći korporativnu karticu" i "novac s korporativne kartice korišten je za bezgotovinska plaćanja. ”

Vjeruje se da kada je zaposlenik kupio nešto za tvrtku, plaćanjem karticom virmanom, Nije potrebno pripremiti potpuno izvješće o troškovima. Bez sumnje, zaposlenik i dalje mora podnijeti popratne dokumente računovodstvu, a rokove za to također treba regulirati uprava vaše organizacije (na primjer, istim redoslijedom). Takve dokumente (račune iz blagajne, račune, potvrde o prodaji) uz dopis može priložiti samo zaposlenik.

Ali mora se reći da je većina računovođa više navikla na to da su sva izvješća sastavljena prema obrascu br. AO-1. Osim toga, naziv "akontacijsko izvješće" pomoći će u izbjegavanju sporova s ​​inspektorima prilikom provjere točnosti obračuna poreza na dohodak. Uostalom, “datumom provedbe” troškova reprezentacije, troškova službenih putovanja, održavanja službenog prijevoza i drugih sličnih troškova smatra se datum odobrenja akontacije utrošenog novca zaposlenika x subp. 5 stavak 7 čl. 272 Porezni zakon Ruske Federacije.

Jednom mjesečno banka, u pravilu, daje organizaciji izvješće o svakoj korporativnoj kartici. Nakon što ga primite, možete provjeriti potpunost predujmova zaposlenika. Najlakši način je za one organizacije koje imaju povezanu Internet banku.

PRAVILO 5. Ako zaposlenik nije obračunao novac s “kartice”, može mu se odbiti od plaće

Ako zaposlenik u roku utvrđenom u vašoj organizaciji nije dostavio dokumente koji opravdavaju utrošak novca koji je otpisan s kartice, tada ga, po nalogu uprave, računovodstvo može zadržati od plaće zaposlenika. Isto se može učiniti ako je zaposlenik potrošio novac u druge svrhe, npr. na neke svoje osobne ciljeve i Članci 238, 241 Zakona o radu Ruske Federacije.

UPOZORAVAMO DJELATNIKA

Nikome ne smijete reći PIN svoje bankovne kartice. A ako bude ukradena ili izgubljena, potrebno je što prije nazvati banku koja je izdala karticu i blokirati je.

Međutim, imajte na umu da jedan nalog uprave nije dovoljan za takav odbitak. Potrebno je dokazati visinu štete i krivnju zaposlenika. Iznos štete prouzročene organizaciji može se naplatiti od zaposlenika nalogom upravitelja, ako Članci 238, , 246, 247, 248 Zakona o radu Ruske Federacije:

• takav nalog je donesen najkasnije 1 mjesec od dana kada je organizacija utvrdila iznos štete koju je prouzročio zaposlenik;
• visina štete ne prelazi prosječnu mjesečnu plaću radnika.

Ako barem jedan od ovih uvjeta nije ispunjen, odbitak od plaće zaposlenika je nezakonit.

IZ AUTENTIČNIH IZVORA

Zamjenik načelnika Federalne službe za rad i zapošljavanje

“ Vlasnik takve kartice (odnosno zaposlenik na čije ime je izdana) snosi odgovornost za trošenje sredstava na korporativnoj bankovnoj kartici u okviru utvrđenih limita potrošnje.

U nedostatku dokumenata koji potvrđuju namjeravanu upotrebu korporativne bankovne kartice, iznos korišten u druge svrhe vraća se od krivog zaposlenika u skladu s člancima 238, 241 i 248 Zakona o radu Ruske Federacije. Odnosno, trebate:

• dokazati da je šteta prouzročena organizaciji posljedica krivih radnji zaposlenika;
• utvrditi iznos ove štete;
• pridržavati se postupka za naplatu takve štete predviđenog Zakonom o radu. Konkretno, to znači da se po nalogu poslodavca od njega može nadoknaditi šteta samo u granicama njegove prosječne mjesečne plaće.”

UPOZORAVAMO VODITELJA

Moguće je da Zaposlenik koristi novac s korporativne kartice u druge svrhe. Radi zaštite tvrtke, bolje je ograničiti mogućnost korištenja novca na kartici na određeni limit. Ako je takav limit manji od prosječne mjesečne zarade zaposlenika, od njega će biti lakše povratiti novac koji je utrošen u druge svrhe.

Napominjemo da nije uvijek moguće od zaposlenika nadoknaditi iznos štete koju je on prouzročio odjednom, čak i ako njezin iznos ne prelazi prosječnu mjesečnu plaću zaposlenika - vlasnika kartice. Dapače, u ovom slučaju ukupni iznos svih odbitaka za svaku isplatu plaće ne može premašiti 20% Umjetnost. 138 Zakon o radu Ruske Federacije. Štoviše, maksimalni iznos odbitaka mora se izračunati iz iznosa koji ostaje nakon odbitka poreza na osobni dohodak. Dopis Ministarstva zdravstva i socijalnog razvoja od 16. studenog 2011. br. 22-2-4852.

Istina, radnik može dobrovoljno naknaditi štetu koja mu je prouzročena čak i ako je iznos te štete veći od njegove prosječne mjesečne plaće.

Ako je zaposlenik protiv toga da mu se nešto zadrži od plaće, taj novac još nije izgubljen za vašu organizaciju. Možete ići na sud.

PRAVILO 6. Bezgotovinski troškovi zaposlenika i podizanje gotovine provode se preko računa 71

Transakcije koje bi se trebale koristiti za bilježenje transakcija korištenjem kartice poslovne banke ovise o vrsti kartice. Događa se:

• <или>terećenje - kada su zaduženja s kartice u pravilu moguća samo u granicama raspoloživih sredstava na njoj;
• <или>kredit - kada možete potrošiti i novac organizacije koji je dostupan na kartici i novac banke koji je osiguran unutar odobrenog kreditnog limita.

Ali u oba slučaja, terećenje novca s kartice, koje se događa na inicijativu zaposlenika (njegovog nositelja), češće se provodi putem računa 71 "Obračuni s odgovornim osobama". S tim se slažu i revizori.

RAZMJENA ISKUSTAVA

Generalni direktor revizorske tvrtke LLC "Vektor razvoja"

“Potrošnja sredstava zaposlenika s korporativne bankovne kartice nije posebno propisana regulatornim dokumentima (uključujući Kontni plan), ali s ekonomske točke gledišta to su obračunska sredstva. Stoga u praksi organizacije koriste račun 71 „Obračuni s odgovornim osobama”. Vrlo je važno da osoba koja je plaćala bankovnom karticom ili s nje podizala gotovinu taj novac obračuna.

Dok zaposlenik ne podnese avansno izvješće, imat će dugovno stanje na računu 71. Nije bitno kako su sredstva s kartice potrošena - plaćanjem u trgovinama ili podizanjem gotovine.

Račun 73 "Obračuni s osobljem za druge transakcije" manje je logično koristiti za prikaz troška novca s korporativne bankovne kartice. Uostalom, njegovo semantičko opterećenje je nešto drugačije - ono, u pravilu, odražava jednokratne transakcije koje se razlikuju od redovnog trošenja sredstava u sklopu službenih dužnosti zaposlenika (zajmovi zaposlenicima, naknada materijalne štete, kupnja vaučeri itd.)."

Ovdje su transakcije za transakcije debitnim karticama (pogledat ćemo primjer kartica u rubljama).

*Neke organizacije to rade. Kada radnici donesu izvješća u računovodstvo s priloženom popratnom dokumentacijom, vrši se knjiženje u korist računa 71 i u korist računa 57 „Transferi u prolazu“. Kada iz banke stignu mjesečni kartični izvještaji, vrši se knjiženje u korist računa 57 iu korist računa 55.

Iznosi za koje zaposlenik nije obračunao trebaju se prikazati u računovodstvenim evidencijama kako slijedi.

RAZMJENA ISKUSTAVA

Voditelj Odjela metodologije i interne revizije PRODO Management doo

“ Sredstva koja se terete s bankovnog računa organizacije kao rezultat transakcije korištenjem korporativne bankovne kartice smatraju se izdanim zaposleniku na račun. Ako ne podnese predujam s popratnim dokumentima u roku koji je odredila uprava organizacije, tada se mora izvršiti knjiženje na teret računa 94 „Manjci i gubici od oštećenja dragocjenosti” iu korist računa 71. .

Kada organizacija utvrdi krivnju i visinu štete koju je prouzročio zaposlenik, potrebno je izvršiti knjiženje u korist računa 73 iu korist računa 94.

Nakon što je novac zadržan od plaće zaposlenika ili položen u gotovini na blagajni, to se mora odraziti na kredit računa 73 i zaduženje računa 70 „Obračuni s osobljem za plaće” ili računa 50 „Gotovina”.

Transakcije kreditnom karticom korištenjem vlastitih sredstava odražavaju se na isti način kao transakcije debitnom karticom. A operacije korištenja kreditnog limita i vraćanja novca banci odrazit će se na sljedeći način.

Bankovni novac povećava limit plaćanja kartice. Međutim, kredit se smatra primljenim tek nakon što ga tvrtka iskoristi. Odnosno, nakon što se novac tereti s kartice (u gotovini ili bankovnom doznakom) na teret kreditnog limita. Dakle, nije potrebno evidentirati primitak kredita (knjižiti na računu 66 „Obračuni za kratkoročne kredite i zajmove”) odmah nakon što je banka utvrdila kreditni limit.

PRAVILO 7. Ako je poslovna kartica kreditna kartica s beskamatnim počekom, tada se štednja na kamatama ne mora računati

U pravilu, za nekoliko dana korištenja kreditnog novca potrošenog s takve kartice, banka ne zaračunava nikakve kamate. Posebni uvjeti utvrđuju se u ugovoru s bankom. Porezni zakon ne sadrži nikakva pravila za procjenu materijalne koristi od beskamatnih zajmova. Stoga, čak i ako organizacija ima takvu olakšicu, ne mora platiti porez na dohodak. Ovom stajalištu ostaje i Vrhovni arbitražni sud Rješenje Predsjedništva Vrhovnog arbitražnog suda od 3. kolovoza 2004. br. 3009/04.. S njom se slažu i u Ministarstvu financija Dopis Ministarstva financija od 18. travnja 2012. br. 03-03-10/38.

Računovođe se često pitaju je li moguće unovčiti novac putem poslovne bankovne kartice za isplatu plaća zaposlenicima. U načelu, sada za to nema ograničenja. Glavna stvar je sve ispravno urediti:

• neka zaposlenik podigne novac s kartice, napiše predujam i vrati nepotrošeni iznos na blagajnu;
• Blagajnik mora izdati nalog 0310001 klauzula 3.1 Pravilnika, odobrena. Središnja banka 10/12/2011 broj 373-P;
• u računovodstvu, za novac koji se vraća u blagajnu potrebno je izvršiti knjiženje na teret računa 50 „Gotovina“ iu korist računa 71 „Obračuni s odgovornim osobama“.

Korporativna bankovna kartica moderno je mobilno sredstvo plaćanja koje zaposlenicima omogućuje kupnju i plaćanje računa u interesu organizacije gotovo bilo gdje i u bilo koje vrijeme. Reći ćemo vam što su korporativne bankovne kartice, kako se razlikuju od običnih, kao i postupak njihovog izdavanja i korištenja.

Što su korporativne kartice

Zaposlenici stalno moraju nešto plaćati u ime i u interesu svojih organizacija: reprezentaciju i putne troškove, račune dobavljača, režije, uredski materijal, putne karte itd.

Kako ne bi plaćali takve troškove na vlastiti trošak, zaposlenici su prisiljeni kontaktirati blagajnu organizacije za izdavanje obračunskih novčanih iznosa, kao i podnijeti izvješća o već potrošenim sredstvima. U ovom slučaju, ograničenje utvrđeno klauzulama 5 i 6 Direktive Središnje banke Ruske Federacije od 7. listopada 2013. br. 3073-U mora se poštivati ​​za podizanje sredstava iz blagajne u okviru jednog dogovor (100.000 rubalja).

Cheat sheet na članak urednika BUKH.1S za one koji nemaju vremena

1. Korporativna kartica je vrsta debitne i kreditne bankovne kartice koja zaposlenicima poduzeća omogućuje samostalno plaćanje gostoprimstva, putovanja i drugih troškova koji su izravno povezani s gospodarskim aktivnostima organizacije.

2. Novac na korporativnoj kartici je novac same organizacije, a prilikom korištenja kartice novac se automatski troši s njenog tekućeg računa.

3. Korporativne kartice su debitne i kreditne, osobne i na donositelja, rublje i valute.

4. Organizacije nisu dužne obavijestiti porezne vlasti i izvanproračunske fondove o registraciji korporativnih kartica.

5. Korporativne kartice mogu se koristiti i za podizanje gotovine i za bezgotovinska plaćanja.

6. Organizacija samostalno odobrava postupak prijave novca povučenog i prenesenog s korporativne kartice.

Dakle, standardno izdavanje novca na račun povezano je s određenim neugodnostima: vremenskim troškovima, papirologijom i ograničenjima iznosa sredstava. Mnogo praktičnija i modernija alternativa ovoj metodi izdavanja novca zaposlenicima je njihova uporaba korporativnih bankovnih kartica.

Korporativna kartica je vrsta debitne i kreditne bankovne kartice koja zaposlenicima poduzeća omogućuje samostalno plaćanje gostoprimstva, putovanja i drugih troškova koji su izravno povezani s poslovnim aktivnostima organizacije.

Novac na takvoj kartici je novac same organizacije, a prilikom korištenja kartice novac se automatski troši s njenog tekućeg računa. Alternativno, s kartičnog računa na koji je vezana korporativna kartica. Stoga korporativne kartice često imaju limit na isplate i trošenje sredstava kako bi se spriječilo veliko rasipanje.

Pravo korištenja korporativnih kartica može se dodijeliti jednom zaposleniku organizacije (na primjer, glavnom računovođi) ili nekoliko njih. Korporativne kartice obično imaju direktor, računovođa, tajnik, kao i oni zaposlenici čije aktivnosti uključuju redovita poslovna putovanja.

Korporativne kartice su sljedećih vrsta:

Zaduženje– za izračune se koriste vlastita sredstva organizacije. Istodobno je moguće povezati prekoračenje - ako ponestane vlastitih sredstava, banka daje organizaciji posuđena sredstva u određenom iznosu.

Kreditna– zaposlenici se povlače i plaćaju novcem ne iz same organizacije, već posuđenim sredstvima koja pripadaju kreditnoj instituciji.

Također mogu biti kartice personalizirani(izdaju se određenom zaposleniku i može ih koristiti samo on) i kartice na donositelja(neimenovani, uplate i isplate s takvih kartica dopuštene su svakoj osobi koja predoči karticu za plaćanje).

Osim toga, postoje korporativne kartice u rubljama i stranim valutama. Registracija potonjeg opravdana je, posebice, kada postane potrebno platiti troškove povezane s inozemnim službenim putovanjima zaposlenika.

Registracija korporativnih kartica

Postupak izdavanja i primanja korporativnih kartica reguliran je Pravilnikom Središnje banke Ruske Federacije od 24. prosinca 2004. br. 266-P „O izdavanju platnih kartica i transakcijama koje se obavljaju njihovom upotrebom.” Korporativne kartice izdaju banke na temelju odgovarajućeg zahtjeva organizacije.

Korporativna bankovna kartica nije bankovni račun, već je samo sredstvo plaćanja (točka 1.12 Pravilnika Središnje banke Ruske Federacije od 24. prosinca 2004. br. 266-P). Stoga je otvaranje korporativne kartice moguće samo ako organizacija ima postojeće bankovne račune. Nemoguće je dobiti karticu bez važećeg računa.

Korporativna kartica se može vezati uz postojeći tekući račun ili se za takvu karticu može otvoriti poseban račun. Ako organizacija otvori poseban kartični račun, novac na njemu bit će pohranjen autonomno i neovisno o novcu na tekućem računu. Na jedan račun moguće je vezati više korporativnih kartica.

Organizacije nisu dužne obavijestiti porezne vlasti i izvanproračunske fondove o izdavanju korporativnih kartica. Međutim, oni nisu dužni obavijestiti o otvaranju kartičnih računa, budući da je ta obveza ukinuta Saveznim zakonom br. 52-FZ od 2. travnja 2014. godine.

Prilikom otvaranja kartičnog računa za korporativnu karticu, uz zahtjev za njegovo otvaranje (u ime pravne osobe) obično se prilaže izvod iz Jedinstvenog državnog registra pravnih osoba, zahtjev budućeg vlasnika korporativne kartice o izdavanju karticu, njegovu putovnicu, kao i punomoć za vlasnika kartice s pravom raspolaganja sredstvima na kartici. Određeni popis dokumenata utvrđuje banka.

Banka također nudi postavljanje određenih ograničenja za otpis novca s kartice. Individualni limiti se mogu postaviti za svaku karticu. Mogu biti trajni ili privremeni. Na primjer, u dogovoru s organizacijom, banka može zabraniti vlasnicima korporativnih kartica da s kartice zadužuju više od 10 000 rubalja tjedno.

Korporativne kartice

Što mislite da koči široku upotrebu korporativnih bankovnih kartica?

Korištenje korporativnih kartica

Korporativne kartice mogu se koristiti i za podizanje gotovine i za bezgotovinska plaćanja. Štoviše, za obavljanje ovih operacija zaposlenici ne moraju pisati nikakvu prijavu, a uprava ne mora izdavati poseban administrativni dokument (klauzula 6.3 Upute Središnje banke Ruske Federacije od 11. ožujka 2014. br. 3210 -U). Nema potrebe prebacivati ​​novac iz banke u blagajnu tvrtke i izdavati ga na izvješćivanje. Prilikom podizanja gotovine s korporativne kartice, također ne morate prenositi taj novac kroz blagajnu.

Novac korištenjem kartice zaposlenik može podići i prebaciti na drugi račun u bilo kojem trenutku kada se za to ukaže potreba. Poseban slučaj takve potrebe je poslovno putovanje.

Prilikom odlaska na službeni put, zaposlenik korporativnom karticom može platiti putne karte, gorivo i mazivo, hotelske sobe, usluge kantine i kafića, kao i sve povezane troškove gostoprimstva. Osim toga, ako imate korporativnu valutnu karticu, zaposlenik koji se nalazi izvan Rusije može slobodno podići stranu valutu s takve kartice.

Sav novac otpisan s korporativne kartice na ovaj način automatski se smatra izdanim na račun upućenog zaposlenika. Zaposlenik koji se vraća sa službenog puta treba samo prijaviti nastale troškove na jedinstvenom obrascu br. AO-1.

Pritom nije potrebno pripremati izvješća o svim slučajevima trošenja sredstava s kartice. Zakonodavstvo ne sadrži takva pravila. Stoga zaposlenik ima pravo dati jedinstveno akontacijsko izvješće za sve slučajeve podizanja i trošenja novca s kartice. Dostavljanje popratnih dokumenata (gotovinski računi, putne karte i sl.) odvija se na opći način.

Organizacija samostalno odobrava postupak prijave novca povučenog i prenesenog s korporativne kartice. Učestalost podnošenja takvih unaprijed izvješća odjelu računovodstva također određuje sama organizacija, uzimajući u obzir prirodu njezinih poslovnih aktivnosti.

Da bi mogao koristiti korporativnu bankovnu karticu, zaposlenik mora imati personaliziranu korporativnu karticu ili biti na popisu zaposlenika organizacije koji imaju pravo korištenja neregistrirane korporativne kartice. Ovaj popis odobrava voditelj organizacije.

Kao opće pravilo, zbog same biti korporativne kartice, ista se ne smije koristiti u sljedeće svrhe:

• isplata plaća zaposlenicima;
• isplata naknada i naknada zaposlenicima;
• stjecanje dobara i usluga za osobne potrebe koje nisu povezane s gospodarskim aktivnostima organizacije.

Ali ovo pravilo ne znači da se novac s korporativne kartice ne može koristiti u gore navedene svrhe. Zapravo, mogu, budući da zakonodavstvo ne sadrži nikakva ograničenja za korištenje korporativnih kartica. Istodobno, podizanje novca s kartice u svrhe koje nisu određene potrebama same organizacije mora biti pravilno formalizirano. Dakle, za isplatu plaća, računovođa može podići novac s kartice i položiti ga u blagajnu organizacije pomoću naloga za gotovinu.

Zaposlenici također mogu koristiti korporativne kartice u osobne svrhe (to se ne može pratiti i spriječiti na vrijeme), ali to rezultira rasipništvom. Mora se nadoknaditi iz plaće zaposlenika.

BUKH.1S je otvorio kanal u Telegram messengeru. Ovaj kanal svakodnevno s humorom piše o glavnim vijestima za računovođe i korisnike 1C programa. Da biste postali pretplatnik kanala, morate instalirati Telegram messenger na svoj telefon ili tablet i pridružiti se kanalu: https://t.me/buhru (ili upišite @buhru u traku za pretragu u Telegramu). Vijesti o porezima, računovodstvu i 1C - odmah u vašem telefonu!