Документы рко. Образец заполнения расходного кассового ордера на зарплату

На кого выписать РКО при выплате зарплаты по ведомости

Поскольку никаких четких правил касательно того, как оформить РКО при выдаче зарплаты по ведомости, в Указании нет, будем исходить из общих правил. Они таковы. У зарплатной ведомости есть срок действия - максимум 5 рабочих днейп. 6.5 Указания . Конкретный срок должен указать в ведомости директор, исходя из того, сколько дней необходимо для выдачи зарплаты всем работникам (с учетом установленных сроков выплаты зарплаты, текущих командировок, отпусков, отгулов и т. п.). В течение этого срока сумма, подлежащая выдаче по ведомости, может храниться в кассе сверх лимит ап. 2 Указания . И до тех пор пока этот срок не истечет либо вся зарплата не будет выплачена раньше окончания этого срок апп. 4.6 , 6.5 Указания :

• РКО ни на общую указанную в ведомости сумму, ни на суммы, уже выданные по ведомости с начала действия ее срока, не оформляется;
• в кассовой книге не отражаются ни предназначенные для выдачи, ни уже выданные по ведомости работникам деньги.

На конец последнего дня срока действия ведомости кассир подписывает ведомость, помечает в ней депонированные суммы и передает ее в бухгалтерию. Бухгалтер все проверяет и тоже ставит свою подпись. И только после этого, но обязательно в тот же день, бухгалтер составляет РКО на общую фактически выданную работникам сумм уабз. 3 п. 6.5 Указания , а его номер и дату указывает на последней странице ведомости. Затем кассир регистрирует РКО в кассовой книг еп. 4.6 Указания .

Если ведомостей несколько, например на каждый отдел - своя, то не обязательно составлять отдельный РКО на каждую из них. Можно сделать один РКО на общую сумму выданной зарплаты и приложить к нему все ведомости. Соответственно, во всех ведомостях нужно проставить номер этого РКО.

В обычном, незарплатном, РКО указание получателя и его паспортных данных, а также его подпис ьабз. 2, 3 п. 6.1 , п. 6.2 Указания нужны, чтобы у организации осталось подтверждение того, что она выплатила определенную сумму определенному человеку, а тот ее получил. И оформляют такой РКО до выдачи денег указанному в нем получател юп. 6.1 Указания .

А вот на момент составления РКО на основе зарплатной ведомости:

• деньги уже выданы из кассы работникам по ведомости, причем часть, возможно, в предыдущие дни;
• подтверждение выдачи каждому определенной суммы уже есть - это подписи работников в ведомости.

Поэтому РКО, составляемый на основе зарплатной ведомости, нужен только для внесения в кассовую книгу записи о выданных по ведомости суммах и не является подтверждением передачи денег. А значит, вписывать чьи-либо ф. и. о. в строку «Выдать» и паспортные данные в строку «По ___» не требуется. Соответственно, и подписывать РКО за получателя никто не должен. Именно поэтому в Указании заполнение этих строк упоминается только применительно к общему порядку выдачи денег из касс ыпп. 6.1 , 6.2 Указания . А для выдачи зарплаты установлен рассмотренный нами специальный порядок, в котором таких правил нетп. 6.5 Указания .

Вместе с тем на практике можно встретить и другие, ошибочные, варианты оформления РКО:

• <или> на самого кассира - его ф. и. о. ставят в строке «Выдать», а в строке «По ___» указывают его паспортные данные. Рассуждают тут так: зарплату по ведомости выдает кассир, следовательно, на его имя и должен быть выписан РКО. Это неправильно, так как все деньги в кассе, в том числе и предназначенные для выплаты зарплаты, уже находятся у кассира, ведь он - материально-ответственное за кассу лицо. На того, кто работает кассиром, РКО может быть оформлен, только если он при этом выступает не как кассир, а как получатель денег. Например, как подотчетник, когда ему поручено купить что-то за наличные от имени организации.

Бывает, что у организации на одну кассу несколько кассиров, один из которых старши йабз. 2 п. 4 Указания , и зарплата выдается так: старший кассир передает деньги из кассы остальным, а те уже по ведомостям раздают их работникам. Но и в этом случае передача денег между старшим кассиром и остальными не оформляется РКО все по той же причине: пока деньги у кого-то из кассиров, они считаются находящимися в кассе. Такую передачу фиксируют в специальной книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5)п. 4.5 Указания ;

• <или> на директора либо главбуха. Формулировка в строке «Выдать» в этих случаях бывает такая: «Фомину А.А. на выплату зарплаты работникам за вторую половину июня 2015 года», а ниже, в строке «По ___», указываются паспортные данные Фомина. Это неправильно, так как при таком оформлении получится, что эту сумму из кассы вы передали названному человеку, а он уже где-то в другом месте должен раздать зарплату работникам. Но этого на самом деле не было: зарплату выдал кассир - именно его подпись стоит в ведомости в строке «Выплату произвел». Конечно, директор может сам вести кассовые операци ип. 4 Указания , но тогда он выступает в роли кассира, а на кассира, как мы уже сказали, РКО не составляется.

В некоторых организациях заведен такой порядок: директор, главбух, начальник отдела, бригадир и так далее по оформленным на их имя РКО получают зарплату для своих подчиненных в кассе, а затем раздают ее работникам по ведомости. Невыданные суммы они вместе с ведомостью возвращают в кассу по ПКО. Но это неправильно. Зарплата должна быть выдана из кассы кассиром - таково требование Указания № 3210-Уабз. 2 п. 6.5 , п. 6.2 , п. 4 , п. 6.1 Указания , то есть выдавать ее через подотчетников нельзя.

Поэтому тот, кто фактически выдает зарплату, должен быть назначен кассиром с возложением на него полной материальной ответственности за вверенные ему деньги. Тогда основной кассир будет на это время старшим, а передачу зарплатных денег раздатчику нужно зафиксировать в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.98 № 88 ).

Какой день указать в поле «Дата составления» РКО

Этот вопрос возникает, если зарплата выдается в течение нескольких дней. В Указании № 3210-У прямо сказано, что РКО составляется на фактически выданные сумм ыабз. 4 п. 6.5 Указания . Следовательно, дата составления РКО - это дата закрытия ведомости, то есть последний день выдачи зарплаты. Это правило объясняется тем, что заранее неизвестно, все ли работники придут в кассу за зарплатой, следовательно, нельзя предсказать, какая сумма будет выдана.

В некоторых организациях ставят дату 1-го дня выдачи зарплаты (1-й день срока, указанного в ведомости), так как считают, что расходным ордером оформляется поручение директора выдать зарплату наличными, а не перечислить ее на счета работников. Однако это неверно. Таким поручением служит сама расчетно-платежная или платежная ведомость, подписанная директором, а безналичную зарплату перечисляют на основе расчетной ведомост иУказания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (Платежная ведомость), утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 . К тому же с 1 июня прошлого года подпись директора в РКО не обязательна.

Образец оформления РКО, составляемого на основании зарплатной ведомости

Приходные и расходные ордеры - это унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом для использования организациями или индивидуальными предпринимателями с использованием наличных денежных средств. В зависимости от того какую функцию они несут в кассе организации - приход или расход - существуют приходный кассовый ордер и расходный кассовый ордер. Давайте рассмотрим подробнее каждый из них, для чего он нужен, какую функцию в себе несёт и когда необходимо оформить.

Когда заполняется Приходный кассовый ордер (ПКО)?

Когда в кассу организации или ИП поступают наличные денежные средства, то необходимо отразить факт совершения этой хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета. И для оприходования наличности существует приходный кассовый ордер.

Он составляется по унифицированной в единственном экземпляре и подписывается главным бухгалтером, бухгалтером, бухгалтером-кассиром, кассиром организации или другим уполномоченным лицом.

Приходный кассовый ордер состоит из двух блоков:

1. Сам ПКО;
2. Квитанция, которая после заполнения отрывается и отдается лицу, внесшему деньги в кассу.

Выписывать приходник можно как вручную, так и с помощью компьютера. Исправления в приходном ордере не допускаются. Если вы допустили ошибку, ордер необходимо переписать. В противном случае такой документ является не действительным и нарушающим кассовую дисциплину.

На втором блоке ПКО «Квитанция» после заполнения ставится печать юридического лица или предпринимателя. Необходимости ставит печать, чтобы половина попадала на приходный кассовый ордер и вторая половина на квитанцию, сейчас нет.

В каких случаях заполняется Приходный кассовый ордер?

Приходный кассовый ордер мы заполняем при:

• внесении учредителями своей доли в уставном капитале;
• поступлении в кассу выручки. Если вы в своей работе используете кассовый аппарат и в течение дня пробиваете покупателям кассовые чеки, то оформлять приходный кассовый ордер на каждый пробитый чек не нужно, приходуется только одним ПКО общая сумма в конце рабочей смены;
• возврате заёмных средств. Если ваша организация или ИП давали займ юридическому или физическому лицу, и займ возвращается в кассу организации;
• возврате от подотчётного лица. Ваша организация выдала работнику деньги под отчет, работник закупил необходимое и остаток аванса приносит в кассу организации или предпринимателя;
• снятии денежных средств с расчетного счёта юр лица. Если вы снимаете денежные средства с расчетного счета организации на заработную плату, хозяйственные нужны и пр., то эти денежные средства должны сначала приходоваться в кассу организации.

Порядок заполнения Приходного кассового ордера

Теперь мы рассмотрим пошагово порядок заполнения каждого поля Приходного кассового ордера.

сайте Росстата .

В поле «Дата составления» ставится текущая дата, т.к. приходный кассовый ордер составляется на момент совершения хозяйственной операции.

Колонки «Дебет» и «Кредит» заполняются в соответствии с бухгалтерскими проводками и оформляет их бухгалтер. Но, по умолчанию, графа «Дебет» заполняется 50.1 - поскольку это бухгалтерский счёт кассы организации. В графе «Кредит» может быть один из следующих бухгалтерских счетов:

75 «расчеты с учредителями» - при взносе учредителями доли в уставном капитале;

51 «расчетные счета» - при снятии денежных средств с расчетного счёта;

71 «расчеты с подотчетными лицами» - при возврате неиспользованного аванса от работника;

62 «расчеты с покупателями и заказчиками» - при поступлении оплаты от покупателя в кассу организации;

90.1 «выручка от продаж» - при оприходовании выручки за смену с применением контрольно-кассовой техники.

В поле «Сумма» отражается сумма, вносимая в кассу. При этом указание копеек и рублей разделается символом «-».

В поле «Принято от» прописывается полностью либо ФИО вносителя в родительном падеже (отвечает на вопрос - от кого?), либо полное наименование юридического лица или ИП и ФИО вносителя физического лица тоже в родительном падеже.

В поле «Основание» вносится основание для внесение денежных средств: взнос в уставный капитал, выручка от продаж, получение наличных из банка, оплата товаров/услуг согласно накладной № (договора №) и т.д.

В поле «Сумма» прописывается сумма вносимых денежных средств прописью с заглавной буквы, копейки указываются цифрами. Стоит отметить, что если Вы в табличной части ПКО указали полную сумму без копеек, то и в поле «Сумма» необходимо указать только полную сумму прописью без указания копеек. Не допускается сокращение руб и коп. Если сумма включает НДС, то пишется «включая НДС, процентная ставка НДС и сумма НДС».

В поле «Приложение» вписываются первичные документы, на основании которых вносятся деньги.

В двух нижних строчках ставятся подписи кассира и главного бухгалтера.

Блок «Квитанция» заполняется аналогично блоку «Приходный кассовый ордер». Ставится печать, отрывается по линии и отдается вносителю.

Образец заполнения Приходного кассового ордера (ПКО)

Нажмите для увеличения

Когда заполняется Расходный кассовый ордер (РКО)?

По аналогии с приходным кассовым ордером, расходный кассовый ордер заполняется в случае когда деньги необходимо получить в кассе организации.

РКО составляется по унифицированной в единственном экземпляре и хранится в кассовой книге организации.

Расходный кассовый ордер составит только из одного блока - самого расходного кассового ордера. Подписывается главным бухгалтером, бухгалтером, бухгалтером-кассиром, кассиром организации или другим уполномоченным лицом.

Выписывать расходник можно как вручную, так и с помощью компьютера. Исправления в расходном ордере не допускаются. Если Вы допустили ошибку, ордер необходимо переписать. В противном случае такой документ является не действительным и нарушающим кассовую дисциплину.

В каких случаях заполняется Расходный кассовый ордер?

Расходный кассовый ордер мы заполняем при:

• необходимости выдачи подотчетным лицам на закупку необходимых товаров или материалов для организации;
• выдаче подотчетным лицам на личные и командировочные расходы;
• сдаче наличных денежных средств в банк на расчетный счёт организации;
• выплате заработной платы (аванса) сотрудникам наличными в кассе;
• выплате дивидендов учредителям.

Порядок заполнения Расходного кассового ордера

Теперь рассмотрим пошагово как правильно заполнить расходный кассовый ордер.

В поле «Организация» прописываем полное наименование юридического лица или индивидуального предпринимателя согласно уставным документам.

В поле «Структурное подразделение» прописывается подразделение, которое ордер выдало. Если в организации или у ИП отсутствует подразделение, то ставится прочерк.

В поле «по ОКПО» вписываем код ОКПО, выданный органами Статистики. Если Вы не знаете свой код, то узнать его Вы можете на официальном сайте Росстата .

Поле «номер документа» присваивается с первого номера, начиная с 1 января нового года и имеет сквозную нумерацию в течение года до 31 декабря. Организация вправе к цифрам использовать префиксы.

В поле «Дата составления» ставится текущая дата, т.к. расходный кассовый ордер составляется на момент совершения хозяйственной операции.

Колонки «Дебет» и «Кредит» заполняются в соответствии с бухгалтерскими проводками и оформляет их бухгалтер. Но, по умолчанию, графа «Кредит» заполняется 50.1 - поскольку это бухгалтерский счёт кассы организации. В графе «Дебет» может быть один из следующих бухгалтерских счетов:

70 «расчеты по заработной плате» - при расчетах с работниками организации наличными денежным средствами;

51 «расчетные счета» - при внесении денежных средств на расчетный счёт из кассы организации;

71 «расчеты с подотчетными лицами» - при выдаче работнику аванс на нужды предприятия или командировочные расходы;

60 «расчеты с поставщиками и подрядчиками» - при оплате поставщикам наличными денежными средствами.

В поле «Сумма» отражается сумма, вносимая в кассу. При этом указание копеек и рублей разделается символом «-». Либо при полных рублях копейки можно не указывать.

Поле «Код целевого назначения» заполняется только при условии использования организацией системы кодирования.

В поле «Выдать» прописывается полностью либо ФИО того, кому выдаются наличные в родительном падеже (отвечает на вопрос - от кого?), либо полное наименование юридического лица или ИП и ФИО получателя физического лица тоже в родительном падеже.

В поле «Основание» вносится основание для выдачи денежных средств: выплата дивидендов, оплата поставщику, инкассация, оплата товаров/услуг согласно накладной № (договора №) и т.д.

В поле «Сумма» прописывается сумма выдаваемых денежных средств прописью с заглавной буквы, копейки указываются цифрами. Стоит отметить, что если Вы в табличной части РКО указали полную сумму без копеек, то и в поле «Сумма» необходимо указать только полную сумму прописью без указания копеек. Не допускается сокращение руб и коп.

Любые операции с денежными средствами в кассе предприятия сопровождаются соответствующими документами: приходный и расходный кассовый ордер, платежная ведомость, счет фактура и др.

Причём как при поступлении, так и при выдаче денег.

Выдача денег из кассы предприятия регулируется специальной инструкцией.

Согласно порядку, оформить выдачу денег из кассы можно несколькими способами, для каждого из которых предусмотрен свой документ.

Это может быть:

1. расчётно-платёжная ведомость,
2. платёжная ведомость
3. расходный кассовый ордер (РКО).

Где и как применяют расходный кассовый ордер, правила заполнения

Итак, при выдаче денег из кассы, следует заполнить расходный кассовый ордер, который представлен формой №КО-2 и утверждён Министерством статистики.

Расходный кассовый ордер оформляется только в тех случаях, когда наличные выдаются лицу, состоящему или не состоящему в штате сотрудников предприятия.

Также расходный кассовый ордер оформляется для кассира, который берёт деньги из кассы, с целью дальнейшей передачи сотруднику банка для занесения их на счёт предприятия.

Еще один случай, когда требуется оформление РКО – выдача общей суммы средств сотрудникам или руководителям, по расчётно-платёжной или платёжной ведомости.

Как и к любому банковскому или кассовому документу, к РКО предъявляются жёсткие требования.

На расходном кассовом ордере не должно быть никаких исправлений, помарок, пятен от чернил

Разрешается заполнять ордер ручкой с тёмными чернилами, с помощью печатной машинки, принтера и прочих механических устройств.

В этом случае записи, сделанные на данных устройствах должны храниться столько же, сколько будут храниться эти документы.

Реквизиты бланка расходного кассового ордера

Скачать бесплатно образец бланка и расходного кассового ордера можно в интернете.

Форма расходного кассового ордера, являясь банковским документом, имеет реквизиты, которые нужно заполнять в обязательном порядке.

1. реквизит – название предприятия. Данная строка РКО предполагает внесение полного или сокращённого названия предприятия или организации, из кассы которого выдаются наличные средства. Эту информацию можно найти в уставе предприятия или в любом другом документе.
2. реквизит – идентификационный код. Открываясь, предприятие заносится в Единый государственный реестр, получая при этом собственный идентификационный код. Те компании и организации, которые имеют собственный штамп, с указанным на нём названием и кодом предприятия, могут поставить оттиск в этой строке.
3. реквизит – номер документа. Здесь бухгалтер должен указать порядковый номер, под которым проходит РКО в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Этот кассовый журнал формы №КО-3 показывает движение наличных денег в кассе, по тому или иному назначению.
4. реквизит – дата составления документа. Этот реквизит является одним из основных. Стоит отметить, что дата составления РКО должна совпадать с датой, которая проходит по журналу регистрации.
5. реквизит – корреспондирующий счёт. Корреспондирующие счета могут быть разными в зависимости от того, с какой целью выдаются деньги из кассы. Данная строка в РКО показывает информацию о корреспонденции, что позволяет вести бухгалтерский учёт в обобщающих регистрах.
6. реквизит – коды целевого назначения и аналитического учёта. В отдельных случаях, когда на предприятии введены специальные коды для любых хозяйственных операций, оформление РКО требует заполнения этих реквизитов. В остальных случаях, когда на предприятии кодировки не предусмотрено, нужно поставить прочерк.
7. реквизит – сумма. Сумма наличных, которая выдаётся получателю из кассы предприятия, обязательно вносится в РКО. Сделать это нужно два раза: сначала цифрами, затем прописью, в соответствующих графах.
8. реквизит – получатель денежных средств. В данной строке указывается имя лица, получающего деньги из кассы. В отдельных случаях, когда деньги передаются через посредника, имя доверенного лица, то есть фактического получателя, указывается после имени того, кому адресованы деньги.
9. реквизит – основание для выдачи денег. В этой графе указывается причина, почему нужно выдать денежные средства из кассы предприятия. Основанием может быть как устное, так и письменное распоряжение руководителя, прочие основания.

10. реквизит – сумма средств, выдаваемая по РКО. Эта строка показывает, сколько наличных денежных средств было выдано по выписанному расходному кассовому ордеру. Данная информация заносится в документ исключительно прописью, с заглавной буквы.

11. реквизит – прилагающиеся документы к РКО. В этой строке указываются документы, которые подтверждают основание на выдачу денег, или каким-либо образом относятся к выплате денег из кассы. Такие документы должны быть подписаны кассиром предприятия, а также отмечены специальным штампом «Оплачено» для погашения.

12. реквизит – подписи главного бухгалтера и руководителя. Последним реквизитом, который должен обязательно присутствовать в расходном кассовом ордере, являются подписи главного бухгалтера, а также руководителя предприятия.

В случае, если их нет на рабочем месте, подписать бланк РКО для выдачи средств имеют права только те сотрудники, которым руководитель или главный бухгалтер передали такое право.

Однако, если к ордеру прилагается документ, уже подписанный руководителем, то на самом ордере ставить подпись не обязательно.

Выдача наличных по РКО

Когда все реквизиты заполнены, расходный кассовый ордер готов для передачи в кассу предприятия.

Важно помнить, что заполненный расходный кассовый документ передаётся непосредственно из бухгалтерии в кассу.

После получения РКО, кассир проверяет правильность его заполнения.

В случае если документ написан неверно, его передают обратно в бухгалтерию для повторного, правильного заполнения.

Получить наличные по расходному документу может только то лицо, чьё имя указано в документе, только в тот день, который указан в РКО.

Во время получения денежных средств из кассы, получатель обязан предъявить документы, удостоверяющие его личность, откуда в соответствующую графу переносятся личные данные получателя.

В случае если средства получает сотрудник предприятия, которого кассир знает лично, или тот уже не раз получал деньги из кассы, заполнять эту строку не обязательно.

Как только получателю передана сумма по расходному кассовому ордеру, он должен самостоятельно указать в документе сумму прописью, поставить дату и свою подпись.

Ни в коем случае нельзя заполнять эти графы бухгалтерам или кассирам.

После выдачи наличных, заполнения всех документов и завершения всех операций, кассир подписывает расходный документ, вносит данные о нём в соответствующие регистры, а также в кассовую книгу, подкрепляя всё своей подписью.

К кассовым документам относятся: расходный кассовый ордер (РКО), приходный кассовый ордер (ПКО), кассовая книга. Рассмотрим примеры заполнения расходного кассового ордера (расходника).

Заполнение расходного кассового ордера (РКО).

Расходный кассовый ордер применяется для выдачи наличных денежных средств из кассы. Это унифицированный документ (форма КО-2). Его выписывает кассир или иное уполномоченное на это лицо в одном экземпляре.

Как правильно заполнить расходный кассовый ордер?

Вверху расходника пишется наименование организации, его структурное подразделение (если есть). Если структурного подразделения нет, то ставим прочерк. Вверху в правой части пишутся коды организации на основании справки из Госкомстата.

"Номер документа" присваивается по-порядку по мере выдачи денег из кассы. Нумерация начинается с начала года.

Дата документа – дата выдачи денег из кассы. Она совпадает с датой в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (КО-3). Дата указывается в формате - ДД.ММ.ГГГГ.

В графе "Дебет" и "Кредит" указываются бухгалтерские счета операции по кассе. Они заполняются бухгалтером. Графа "Дебет, код структурного подразделения" заполняется, если у предприятия есть такое подразделение и выдача денег осуществляется в нем.

В графе "Дебет, код аналитического учета" указывается код, если он применяется в организации, либо ставится прочерк.

"Кредит" – это счета кассы, из которой выдаются деньги. В синтетическом учете это счет 50 «Касса».

"Сумма, руб. коп." - указывается сумма, выдаваемая из кассы, цифрами.

В графе "Код целевого назначения" указываются коды, если они приняты в предприятии.

По строке "Выдать" заполняется Ф.И.О. работника организации, которому выдаются деньги, в родительном падеже.

По строке "Основание" пишется содержание финансовой операции.

По строке "Сумма" повторяется сумма, указанная выше по расходному кассовому ордеру. Она пишется с большой буквы сначала строки прописью. Копейки указываются цифрами.

В "Приложении" – указываются документы, на основании которых из кассы выдаются деньги. Если деньги получает работник сторонней организации, необходимо указать данные в доверенности, по которой деньги выдаются из кассы. Доверенность прикладывается к расходному кассовому ордеру.

РКО регистрируется в журнале учета кассовых документов КО-3 и заверяется подписями руководителя организации и главного бухгалтера.

Строку "Получил" заполняет сам получатель денег. В нее вписывается полученная сумма прописью, копейки цифрами. Затем получатель денежных средств ставит свою подпись и дату. Ниже пишется наименование документа, на основании которого деньги выдаются получателю. Чаще всего это паспорт или документ, удостоверяющий личность. Зачем в расходнике нужны паспортные данные? Это необходимо в случае, если возникла конфликтная ситуация по поводу получения денег. Допустим, вам работник предъявил претензию, что деньги получал не он, тогда вы сможете это доказать его паспортными данными и подписью. Особенно это важно, когда вы выдаете деньги по доверенности, поскольку доверенность может быть липовая, например, когда работник уволился, а бланк доверенности у него остался (да, бывает и такое в практике).

Строка "Выдал кассир" заполняется кассиром или уполномоченным лицом после выдачи денег по РКО. По ней кассир заверяет расходник своей подписью и ее расшифровкой.

РКО не передается на руки получателям денег. Он остается у кассира.

Бланк расходного кассового ордера можно .

Заполнение приходного кассового ордера (РКО).

Приходный кассовый ордер применяется для оформления наличных денег при их поступлении в кассу организации. Это унифицированный документ (форма КО-1). Его выписывает кассир или иное уполномоченное на это лицо в одном экземпляре.

Как правильно заполнить приходный кассовый ордер?

Приходный кассовый ордер (ПКО) состоит из двух частей: самого приходного ордера и квитанции, которая после заполнения выдается лицу, внесшему деньги в кассу. Расходник может быть выписан как вручную, так и в электронном виде. Помарки и исправления в приходниках не допускаются. В этом случае их нужно переписывать.

Вверху РКО заполняется наименование организации и ее структурное подразделение (если есть). В случае отсутствия такового, ставится прочерк.

«Коды» заполняются на основании справки из Госкомстата.

Номер приходника указываются по порядку ведения кассовых операций. Нумерация начинается с начала года. РКО регистрируются в журнале регистрации КО-3.

«Дата составления» - дата оприходования денег (поступления денег в кассу). Формат даты расходника ДД.ММ.ГГГГ (например, 25.05.2012).

Графы "Дебет" и "Кредит", как и в расходном кассовом ордере, заполняет бухгалтер. По Дебету счета всегда ставится счет учета операций по кассе (синтетический счет 50 «Касса»).

В графе "Сумма, руб. коп." пишется денежная сумма, вносимая в кассу. Она указывается цифрами. Графа "Код целевого назначения" заполняется, если организация применяет систему кодирования.

В графе «Принято от___» пишется ФИО лица, внесшего деньги в кассу, в родительном падеже, а если платеж внесен представителем сторонней организации, то "Название организации" и ФИО уполномоченного лица.

В графе "Основание" – показывается содержание финансовой операции либо документ, на основании которого принимается платеж.

По строке "Сумма" указывается сумма платежа, принимаемого в кассу. Сумма пишется с начала строки с большой буквы прописью, а копейки цифрами. Если строка «Сумма» заполнена не полностью, то пустые места прочеркиваются.

По строке "В том числе" вносится сумма НДС цифрами, либо запись "без налога (НДС)".

В "Приложении" указываются первичные документы, которые должны быть приложены к ордеру.

В квитанции к ПКО делаются те же записи, что и в ПКО. На квитке и ПКО ставится штамп " ОПЛАЧЕНО". Квитанция отрывается и передается внесшему деньги лицу.

Приходный кассовый ордер подписывает кассир и визирует главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо.

Бланк приходного кассового ордера можно .

Заполнение Кассовой книги.

Кассовая книга – сводный документ, в котором ведется учет всех кассовых операций: как поступление наличных денег, так и их выдача. Унифицированная форма книги - форма КО-4.

Книга может быть заполнена как вручную, так и в электронном виде.

Порядок ведения кассовой книги электронным способом.

Утром каждого следующего рабочего дня кассиру нужно подготовить две распечатки: "Отчет кассира" и "Вкладной лист кассовой книги". Они содержат одинаковые реквизиты для заполнения. Они нумеруются по порядку с начала года.

В распечатке последнего вкладного листа месяца и года указывается общее число листов за каждый месяц (год). Кассиру необходимо проверить правильность распечаток, затем подписать их. Вкладные листы кассовой книги остаются в кассе и хранятся в течение года, а отчет с приложенными приходными и расходными кассовыми ордерами, передается в бухгалтерию.

Все вкладные листы кассовой книги по мере необходимости или в конце года сшиваются и опечатываются, заверяются подписями главного бухгалтера и руководителя, с указанием общего количества листов.

Порядок ведения кассовой книги вручную.

При ручном ведении кассовой книги, она заводится на определенный период, исходя из количества операций. Листы книги еще до ее использования прошнуровываются, пронумеровываются, опечатываются и заверяются подписями руководителя и главного бухгалтера на последней странице. Кассовую книгу опечатывают сургучной или обычной печатью.

Если листы кассовой книги не заполнены полностью, они прочеркиваются.

В конце каждого дня в кассовой книге выводится общая сумма приходных и общая сумма расходных документов, проведенных в течение дня, а также рассчитывается остаток на конец дня. Ведение кассовой книги контролирует главный бухгалтер.

Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку "Получить книгу".

Расходный кассовый ордер (РКО) - это документ, который применяется для оформления выдачи наличных денежных средств из кассы предприятия.

Оформление расходного кассового ордера

РКО заполняется на компьютере либо выписывается от руки сотрудником бухгалтерии в одном экземпляре. Помарки и любые исправления не допускаются. Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации расходных и приходных кассовых документов (форма № КО-3), подписывается главным бухгалтером либо уполномоченным лицом, а также руководителем организации (подпись руководителя не является обязательной в случае, если его резолюция, разрешающая выдачу денег из кассы, есть на приложениях к РКО). Заполненный бланк расходного кассового ордера проверяется кассиром на правильность составления. Приложения к РКО погашаются кассиром надписью «Оплачено» либо штампом с проставлением даты на них. Расходный кассовый ордер остается в кассе предприятия.

Как заполнять расходный кассовый ордер

• в поле «Организация» пишется наименование организации, выдавшей РКО;
• в графе «Структурное подразделение» указывается название структурного подразделения организации, выдавшего РКО (при его отсутствии ставится прочерк);
• в строке «Номер документа» указывается порядковый номер РКО в соответствии с журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов (нумерация РКО должна быть непрерывной);
• в поле «Дата составления» проставляется дата выдачи денег из кассы организации арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ.;
• в графе «Дебет» указывается код структурного подразделения, в котором производится выдача денег (при его отсутствии ставится прочерк); номер корреспондирующего счета, субсчета, по дебету которого отражается выбытие наличных денежных средств из кассы; код аналитического учета по корреспондирующему счету (если применение таких кодов не предусмотрено в организации, ставится прочерк);
• в строке «Кредит» ставится номер бухгалтерского счета, по кредиту которого отражается выдача денежных средств из кассы (как правило, это счет 50 «Касса»);
• в графе «Сумма, руб. коп.» указывается выдаваемая из кассы денежная сумма цифрами;
• в поле «Код целевого назначения» заносится код назначения использования выбывших из кассы денежных средств (если применение таких кодов не предусмотрено в организации, ставится прочерк);
• в строке «Выдать» указывается ФИО лица в дательном падеже, кому будут выданы деньги из кассы организации;
• в графе «Основание» пишется содержание хозяйственной операции (например: аванс на командировочные расходы, для сдачи в банк, выдача материальной помощи и т.п.);
• в строке «Сумма», так же, как и в , указывается прописью с заглавной буквы сумма (в рублях) выдаваемых денежных средств из кассы предприятия, копейки пишутся цифрами. Следует отметить, если после указания суммы в рублях осталось свободное место в строке, оно прочеркивается;
• в поле «Приложение» пишутся реквизиты прилагаемых первичных документов, на основании которых выдаются деньги из кассы предприятия (доверенность на получение денег - если деньги выдаются работнику сторонней организации, квитанция, приказ, заявление и пр.).

Ниже идут подписи и расшифровки подписей руководителя организации и главного бухгалтера.

Затем следуют строки, которые заполняет лицо, получающее деньги из кассы:

• в строке «Получил» указывается прописью с заглавной буквы сумма (в рублях) получивших денежных средств из кассы предприятия, копейки пишутся цифрами. Следует отметить, если после указания суммы в рублях осталось свободное место в строке, оно прочеркивается;
• ниже лицо, получившее деньги из кассы, указывает дату получения денежных средств и ставит свою подпись.

Следующие строки заполняются кассиром после выдачи денег по РКО: в них он указывает наименование, номер, дату и место выдачи документа, удостоверяющего личность человека, которому выдаются денежные средства из кассы предприятия, ниже ставит свою подпись и расшифровку подписи (фамилия и инициалы).