Основания для расходника. Пример заполнения расходного кассового ордера, основного документа для оформления расчетно-кассовых операций

Выдачу наличности из кассы осуществляют на основании расходника. Его заполнение, как и заполнению любого другого документа, имеет свои особенности, о которых вы сможете узнать из данной статьи.

Расходник необходимо оформлять в следующих случаях:

Перечисление доходов компании на ее банковский счет;
Выдача наличных средств сотруднику организации на его личные расходы;
Выдача сотруднику наличности под отчет;
Снятие наличности предпринимателем для собственных нужд, если он осуществляет свою деятельность без сотрудников.

При заполнении ордера на расход необходимо руководствоваться следующими правилами:

В строке «код ОКПО» указывают код, который организации получила при прохождении регистрации.
Если деньги выдаются из кассы филиала, указывается его код, если средства выдаются из кассы головного офиса – ставится прочерк.
В поле «номер документа» прописывается порядковый номер ордера.
Обязательно должна быть указана дата составления ордера, которая должна совпадать с датой выдачи средств.
В строчках «кредит» и «дебит» указываются соответствующие номера счетов бух. учета. Если компания находится на упрощенке, он может не заполнять данные разделы.
Сумма прописывается и прописью, и цифрами. При указании суммы цифрами копейки пишутся через запятую.
В поле «выдать» пишутся инициалы человека, получающего наличность.
В графе «основание» указывается содержание операции (на что выдаются средства).
В строчке «приложение» указываются реквизиты первичных документов, прилагаемых к расходнику.
Поле «получил» заполняется непосредственным получателем наличности. Он пишет, какую сумму он получил, дату получения и подкрепляет это своей подписью.

Особенности заполнения РКО

Составлять расходник нужно до выдачи наличности из кассы – подготавливать его заранее и использовать при необходимости нельзя.
Если средства выдаются из кассы на основании доверенности, это обязательно прописывается в ордере.
Оформить ордер по расходу можно только в одном экземпляре. При этом, в документе не должно быть помарок и исправлений.
Ордер должен быть сформирован на основе оправдательной документации.
Штамп на ордере ставить не обязательно.
Ордер, сформированный для инкассации или для вознаграждения сотрудника, руководством организации не заверяется.

Если деньги выдаются под отчет

Если деньги выдаются ответственному сотруднику под отчет, составление расходного ордера обязательно. Он формируется в соответствии с заявлением подотчетного работника в письменном виде. Данное заявление может быть написано в произвольной форме. Главное, чтобы в нем содержались сведения о сумме выдаваемой наличности, о периоде, на который выдаются деньги, дата и подпись управляющего организации.

Расходник на выдачу заработной платы

При выдаче зарплаты составлять РКО также необходимо. Если выдача осуществляется по ведомости, ордер оформляется на кассира, как на получателя средств. В строчке «получил» прописываются инициалы кассира, а в строке «основание» — выдача зарплаты сотрудникам. Приложением к документу является платежная ведомость.

В получении наличности расписывается кассир. Он является ответственным лицом за полученную сумму. В соответствии с этим документом зарплату выдает кассир.

РКО: скачать бланк (Word, Excel)

Бланк расходного кассового ордера скачать можно как в формате Word, так и в формате Excel. Каждый из них имеет как свои достоинства, так и недостатки.

С документами формата Word может работать гораздо большее число программ. С файлами Excel работает не так много решений.

Если скачать бланк расходника Excel формата, он будет более уникальный. То есть, он без проблем распознается во всех версиях Excel и других сторонних программах. А если скачать бланк рко в Word, есть риск, что он не сможет открыться в программах, отличающихся о той, в которой он был создан.

Еще одним достоинством Excel бланка является более удобное заполнение. Ячейки для ввода информации выделены, поэтому ошибиться с вводом практически не возможно. При заполнении документа Word есть вероятность случайно внести информацию не в нужное поле, из-за чего структура бланка может быть нарушена.

Расходный кассовый ордер является одним из основных документов в кассовой дисциплине, поэтому он используется в каждой организации. Кассирам и бухгалтерам следует разобраться, для чего нужен РКО, как его правильно заполнять, где на этом документе ставится печать. Ответим на самые важные вопросы и приведём образец идеального заполнения РКО.

РКО - документ, который позволяет регулировать процесс выдачи наличных денег в разных ситуациях. Расходный кассовый ордер может потребоваться для следующих операций:

выдача зарплат работникам;
возврат денежных средств покупателям;
выдача денежных средств под отчётность работнику на нужды организации (например, командировочные расходы).

Какой форму РКО можно использовать

Существует специальный, законодательно закреплённый бланк этого документа.

КО-2 - это наименование формы расходного кассового ордера в соответствии с Постановлением № 88. По классификатору ОКУД ей соответствует номер 0310002.

http://nalog-nalog.ru/kkt_kkm_kassa/kak_zapolnyaetsya_rashodnyj_kassovyj_order_rko/

Как оформить РКО

Ниже представлены основные правила и порядок оформления РКО для индивидуальных предпринимателей и организаций. А также прилагается образец этого документа.

Существует особый пункт, где необходимо указать структурные подразделения вашей компании. Если они есть, то указываем их. Если их нет, то ставим прочерк.
Вы должны нумеровать подобные документы в порядке последовательности их появления и заносить в специальный журнал формы КО-3.
Не забываем заполнить графу «Код ОКПО».
Документ составлям ровно в тот же день, в который осуществлялась выдача денежных средств. Это важно.
Пишем рубли цифрами, копейки пишем после запятой (пример - 100,40 руб.).
Ещё есть графа «Сумма». В ней рубли пишем прописью с заглавной буквы, копейки указываем цифрами.
Графа «Получил» оформляем по тому же принципу.

Образец заполнения бланка РКО в 2017 году

Образец РКО, который могут использовать и компании, и предприниматели

Как должен выглядеть расходный кассовый ордер

Образец

Образец расходного кассового ордера для сдачи наличных в банк

РКО для сдачи наличных денег в банк

РКО для выплаты заработной платы по ведомости

РКО для выплаты зарплаты по ведомости

Как правильно заполнить РКО в других случаях

В случае выплаты денег для оказания материальной помощи сотруднику в поле «Основание» необходимо сделать правильную запись, например, «Выдача материальной помощи». Кроме того, в поле «Приложение» нужно сослаться на номер и дату соответствующего заявления.

Кто имеет право подписать документ

Ниже представлен список должностных лиц, которые должны поставить на расходном кассовом ордере свою подпись.

Руководитель, генеральный директор компании.
Кассир или бухгалтер, исполняющий его обязанности.
Получатель денежных средств.

Печать на этом документе не ставится.

Можно ли вносить изменения, исправлять ошибки

В любых документах, относящихся к кассовой дисциплине, нельзя делать исправления. Вам будет необходимо создать новый кассовый ордер с соответствующей нумерацией с указанием всех проведённых корректировок.

Санкции и штрафы за некорректное оформление или отсутствие РКО

Должностные лица, допустившие оприходование денежных средств в кассу без соответствующего документального оформления, могут быть оштрафованы на сумму от 3 до 4 тыс. рублей. Юридические лица (организации) за аналогичное нарушение будут вынуждены заплатить от 30 до 40 тыс. рублей.

Расходный кассовый ордер - специальный документ, позволяющий регулировать процесс выдачи денежных средств. С его помощью можно выдать наличные под отчёт, на заработную плату, материальную помощь и по другим основаниям. Существует законодательно закреплённая форма этого документа. Необходимо внимательно изучить основные правила и порядок оформления РКО, которые обязательны для индивидуальных предпринимателей и организаций.

При получении денег за отгруженные товары поставщик должен пробить кассовый чек (п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ). Идеальный вариант — если сотрудник привез с собой мобильную ККТ. Тогда время на чеке и момент будут совпадать и у инспекторов не возникнет претензий (письмо от 10.07.13 № АС-4-2/12406@).

На практике мобильные кассы есть не у всех компаний. Поэтому можно пробить чек заранее или сразу же, как только вернется в офис с деньгами. Главное, чтобы чек был выбит в тот же день, когда покупатель принял деньги. Иначе инспекторы на проверке могут оштрафовать поставщика на 40 тыс. рублей (ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ).

После того как сотрудник привезет деньги, он внесет их в кассу компании. Надо оформить приходный кассовый ордер. В нем записать, от какой организации получены деньги и кто их внес.

Оформление у покупателя

При выдаче денег из кассы надо потребовать у представителя поставщика доверенность на получение денег по конкретному договору или накладной (п. 6.1 Указания ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У). А оригинал документа приложить к расходнику. Доверенность подтвердит, что компания выдала деньги «физику», у которого есть полномочия на их получение. Документ не нужен, только если деньги из кассы забирает лично компании-поставщика.

В расходнике нужно записать, что деньги из кассы компания выдает поставщику, но через представителя. И обязательно внести его Ф. И. О. и паспортные данные. Также надо записать реквизиты договора и доверенности. А представитель должен записать сумму, которую получил, и поставить подпись (см. образец). Кассовый чек, который выдаст поставщик, не обязательно прикладывать к расходнику. Его можно хранить вместе с накладной на отгрузку.

При оформлении расходника стоит также учесть, что на оплату товаров покупатель может расходовать наличную выручку. А вот при расчетах за аренду недвижимости необходимо получить деньги в (п. 4 Указания № 3073-У). Кроме того, выдать наличные по одному договору можно в сумме, не превышающей 100 тыс. рублей (п. 6 Указания № 3073-У).

Как заполнить расходный кассовый ордер - приведем образец РКО.

Заполнение бланка регламентировано «Порядком ведения кассовых операций в РФ» (статьи 14-21). Согласно данному Порядку выдавать денежные средства из кассы предприятия кассир может только при заполнении кассового ордера (при отсутствии других соответствующим образом оформленных документов).

Под такими документами подразумеваются платежные ведомости, счета и прочие подобные документы строгой отчетности.

Расходный кассовый ордер должен быть подписан лицами, ответственными за ведение кассовой документации, в частности директором компании, главным бухгалтером и кассиром.

Руководитель предприятия не имеет права подписывать данный бланк в случае, если к документу прилагаются счета, акты выполненных работ, заявления и прочие документы, на которых имеется его разрешающая резолюция.

Для того чтобы получить денежные средства по расходному кассовому ордеру, необходимо лицу, выдающему денежные средства (кассиру) предоставить паспорт или другой документ, удостоверяющий личность получателя.

Данные паспорта указываются в форме КО-2. Получатель пишет расписку о получении денег. Если кассовый ордер оформлен без расписки получателя, денежные средства, выданные кассиром, считаются недостачей и взимаются с него в полном объеме.

По кассовому ордеру можно получить денежные средства по доверенности. В этом случае в документе указываются полностью фамилия, имя и отчество доверенного лица, которое получает деньги.

Денежные средства по форме КО-2 можно выдавать в день оформления бланка. Документ оформляется в единственном экземпляре и хранится на предприятии. Расходный кассовый ордер необходимо зарегистрировать в журнале КО-3.

В каких случаях заполняется форма КО-2?

Расходный кассовый ордер заполняется, когда выдаются на руки наличные денежные средства.

Согласно Положению Банка России №373-П форма КО-2 заполняется в таких случаях:

когда сдается в банк денежная выручка для перечисления на расчетный счет, тогда в строке «Основание» прописывается: «Наличная выручка для перечисления на расчетный счет банка»;
при выдаче денег под отчет (подразумевается использование наличности для осуществления предпринимательской деятельности сотрудником компании в целях данного предприятия) денежные средства выдаются по письменному заявлению получателя (подотчетного лица), документ составляется в произвольной форме, в нем указывается сумма средств к выдаче и период, на который она выдается;
при выдаче наличных денежных средств сотруднику компании для личного использования, например, командировочные расходы, в этом случае в строке «Основание» допустима формулировка — «Для личных нужд»;
когда необходимы наличные средства для нужд предприятия, в этом случае в документе необходимо указать конкретную цель для выдачи денег из списка допустимых, цели регламентированы Указанием 1843-У. В строке «Основание» можно указать: «Выдача денег для оплаты услуг» или «Наличные средства на приобретение товара»;
когда частный предприниматель получает денежные средства сам себе на нужды ЧП, при этом в фирме получатель работает самостоятельно без найма других работников.

Требования порядку оформления расходного кассового ордера

Фамилия, имя, отчество получателя должно совпадать с данными, указанными в документе КО-2.

Сумма к выдаче наличными средствами не должна превышать 100 тысяч рублей, иначе деньги оформляются только по безналичному расчету.

Получатель лично прописывает буквами сумму к получению, ставит дату и подпись.

Данные, указанные на получателя в доверенности, должны совпадать с информацией в форме КО-2.

Доверенность необходимо в обязательном порядке прилагать к бланку ордера, но если одна доверенность оформлена на несколько разных финансовых операций, к ордеру подкладывается ее копия.

Выдача денег под отчет для нужд предприятия сотруднику происходит только при наличии заявления получателя, в документе должна быть надпись руководителя собственной рукой о сумме к выдаче и его сроке, заверенная подписью с указанием даты подписания заявления, при этом подотчетное лицо должно отчитаться в кассу в установленном порядке в течение трех дней после окончания срока выдачи.

Выдача денежных средств подотчет производится только после полного погашения задолженности по ранее полученной сумме под отчет.

Порядок заполнения формы КО-2

Вверху бланка в строке «Организация» прописывается полное название предприятия и его структурное подразделение. Если подразделение отсутствует, во второй стоке ставится прочерк.

В графе «Коды» в правом верхнем углу прописывается код ОКПО, который берется из информационного письма Госкомстата, выданного при регистрации компании.

В графе «Номер документа» указывается регистрационный номер и дата по формату ДД.ММ.ГГГГ из журнала КО-3 (журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров). Дата в журнале обозначает дату выдачи денежных средств на руки из кассы предприятия.

Графы «Дебет» и «Кредит» должен заполнят бухгалтер. В разделе «Дебет» код структурного подразделения прописывается, если денежные средства выдаются непосредственно в структурном подразделении компании.

В разделе «Дебет» код аналитического учета вписывается, если на предприятии применяется такая кодировка, иначе ставится прочерк. В разделе «Кредит» фиксируется номер счета, по кредиту которого будут выданы денежные средства. В графе «Сумма, руб. коп.» цифрами указывается сумма, выдаваемая из кассы организации.

Если на предприятии утверждена собственная система кодирования, необходимо заполнить графу «Код целевого назначения». В строке «Выдать» прописывается фамилия, имя, отчество полностью сотрудника в родительном падеже, получающего деньги.

В строке «Основание» указывается содержание финансовой операции, например, командировочные расходы или выдано под отчет. В строке «Сумма» указывается с заглавной буквы сумма прописью выдаваемых денежных средств, при этом копейки прописывают цифрами.

В строке «Приложение» необходимо перечислить все первичные документы, на основании которых будут выданы денежные средства . Если деньги выдаются сотруднику сторонней организации, в обязательном порядке к расходному кассовому ордеру прилагается доверенность на получение денежных средств.

В строке «Получил» лицо, которому будут выданы деньги, указывает получаемую сумму прописью, а копейки цифрами. Далее ставит дату и подпись в соответствующих строках. Строка «Выдал кассир» оформляется после того, как кассир выдал деньги по расходному кассовому ордеру.

В данной графе кассир ставит свою подпись и указывает собственную фамилию и инициалы. Все документы, которые прилагаются к форме КО-2, погашаются штампом «Оплачено».

Ведение расходного кассового ордера в электронной форме

Ведение расходного кассового ордера допустимо в электронном виде в соответствии с унифицированными формами.

Вести форму Ко-2 можно в специальных программных продуктах, например, «1С:Бухгалтерия», «БухСофт онлайн» и прочих аналогах. При этом порядок заполнения документа сохраняется.

Перед выдачей денежных средств заполненная форма КО-2 распечатывается на принтере. Далее она подписывается уполномоченными лицами, а получатель вышеуказанным способом прописывает сумму средств к получению, ставит свою подпись и дату получения.

Денежные средства по форме КО-2 можно выдавать как в местной, так и в иностранной валюте. Журнал КО-3 необходимо в конце отчетного периода распечатать на принтере. Страницы следует пронумеровать. Листы журнала прошиваются, на последней странице сзади ставится бумажная пломба, которая визируется печатью предприятия и подписью директора.

Регистрационные номера и даты в журнале должны совпадать с таковыми в расходном кассовом ордере. Нарушение ведения кассовой документации, в том числе расходных кассовых ордеров карается административной ответственностью.

Видео на тему: «Расходный кассовый ордер в 1С:Упрощенка»

)

Ведение бухгалтерского учета на предприятии предусматривает оформление ряда первичных документов. Расходный кассовый ордер входит в список одного из таких документов. Основные правила заполнения и форма бланка ордера, утверждены и закреплены в законодательных актах. Изучение и знание правил позволит индивидуальному предпринимателю (ИП) не допустить ошибок в своей практической деятельности.

Основные правила заполнения и применения

Расходный кассовый ордер (далее РКО) – первичный документ, использующийся индивидуальным предпринимателем для отражения в бухгалтерском учете расхода наличных средств. Фактически он оформляется при каждой операции расхода (выплаты) денежных средств из кассы предприятия наличными.

Порядок ведения кассовых операций на предприятиях и соответственно применение расходного ордера в учете закреплены на законодательном уровне. Таким регламентирующим законодательным актом является Указание ЦБ Российской Федерации «О порядке ведения кассовых операций ИП» последняя редакция 11.03.14 г.

Рассмотрим главные правила оформления РКО.

Заполнение расходного кассового ордера может быть возложено:

на главного бухгалтера — в случае наличия в штате;
на кассира предприятия;
на руководителя/ ИП – в случае отсутствия в штате вышеуказанных должностей.

Выписывается РКО на определенный срок. Срок действия – один день, то есть средства должны и могут быть получены в день его составления. В случае несоблюдения этого требования необходимо выписывать новый ордер, действия по исправлению даты в старом не допускаются.

Расходный кассовый ордер должен составляться в единственном экземпляре.

Образец бланка РКО для ИП (пример):

Верно оформленный ордер в обязательном порядке предусматривает наличие подписей должностных лиц предприятия.

Кто должен и может подписывать РКО зависит от штата предприятия, а именно:

бухгалтер и кассир;
руководитель и кассир – при отсутствии в штате бухгалтера;
руководитель/ИП – при отсутствии в штате бухгалтера и кассира.

Согласно Указанию ЦентроБанка ордер может быть оформлен как в бумажном варианте, так и представлен в электронной форме.

РКО в электронной форме может быть подписан ИП с помощью электронной подписи.

При оформлении на бумаге расходный кассовый ордер может заполняться вручную или с использованием программно-технических средств (компьютеров). Заполнение от руки используется редко, так как это довольно длительный процесс. Но его не избежать в случае поломки компьютера или отсутствия электропитания на предприятии.

Последовательность действий, которые необходимо осуществить кассовому работнику при выдаче средств из кассы по РКО:

Проверить наличие всех необходимых подписей на документе и сверить их с карточками образцов. Карточки образцов всегда должны находиться в кассе.
Проверить, что сумма, указанная цифрами, соответствует сумме указанной прописью и отсутствуют ошибки.
Обратить внимание на фактическое наличие дополнительных документов, в случае если они указаны в РКО.
Провести сверку данных получателя наличных: фамилию, имя, отчество и данные паспорта должны совпадать с указанными в РКО.
Если замечания отсутствуют – кассир выдает денежные средства из кассы.
Совместно с выдачей денежной наличности передает ордер на подпись получателю, затем ставит собственную и заверяет штампом (печатью).
Кассир обязан осуществить запись по каждому выписанному РКО в кассовую книгу ИП.

Внимание! Исправление в РКО дат, фамилий, подписей недопустимо.

Существует перечень возможных на предприятии расходных операций, которые предусматривают оформление РКО. Например, это может быть выплата ежемесячной зарплаты, стипендий, выдача средств под отчет сотруднику на командировку, выдача наличности отдельному филиалу (подразделению) предприятия. Выплата ежемесячной зарплаты по РКО осуществляется на основании ведомости о начисленной зарплате.

Образец заполнения РКО на зарплату (пример):

Организация процесса хранения бумажных или электронных РКО осуществляется руководителем предприятия.

Также к обязанностям руководителя можно отнести:

Обеспечение кассира штампом или печатью (далее печать). Печать проставляется на ордере при осуществлении выдачи наличных. Также печать должна быть изготовлена надлежащим образом с обязательным указанием реквизитов.
Обеспечить наличие в кассе образцов подписей. Должны быть представлены образцы подписей лиц, в полномочия которых входит подписание кассовых документов.

ИП может ставить оттиск своей печати на РКО, но её проставление не регламентировано законодательством, т.е. необязательно.

Заполнение утвержденной формы бланка РКО

Форма (бланк), рассматриваемого бухгалтерского документа, утверждена Комитетом статистики РФ в Постановлении «Об утверждении унифицированных форм учета кассовых операций … » № 88, последняя редакция от 03 мая 2000 г.). Номер утвержденной формы РКО, согласно постановлению – № КО-2.

Образец заполнения РКО для ИП (пример):

Рассмотрим подробнее нюансы правильного заполнения реквизитов бланка:

в строках «Организация» и «Структурное подразделение» указывается полное название, при отсутствии подразделения проставляется «——-» (прочерк);
«№ документа» и «Дата» должны быть идентичны регистрационному № в журнале регистрации расходных документов предприятия;
ячейки «Дебет» (код подразделения, № кор./счета, код аналитического учета по кор. счету) заполняются при использовании ИП таковых в учете, в случае отсутствия ставится «———» (прочерк);
строка «Кредит» — согласно плану счетов указывается счет — 50 «Касса»;
«Код назначения» — должен соответствовать цели выдачи. Ставится прочерк, в случае если предприятие не использует в учете целевые коды;
«Выдать» — указываются данные получателя, ФИО прописывается полностью, сокращения не допускаются;
«Основание». Например, можно указать следующее: аванс на командировку, выдача материальной помощи, выдача стипендий, зарплаты и прочее;
строка «Сумма» — заполняется прописью. Свободное место строки прочеркивается;
ячейка «Сумма» — заполняется цифровое значение;
«Приложение» — при наличии дополнительных документов заполняются реквизиты этих документов, например, доверенность.

Соблюдение выше представленных правил заполнения бланка и срока действия ордера позволит не допустить грубых ошибок и исправлений при оформлении и использовании РКО. С образцом утвержденного бланка можно также ознакомиться на сайте Комстата РФ.